データ整理祭りを開催中！

2024.9.9

ただいま、デジタル・ファイリング・ラボでは、1回目の決算を終え、データ整理祭りを開催中です（笑）。 1年間の業務を締めくくり、第二期に突入するこの機会に、データの見直しをしています。 デジタル整理AD2級の講座でもお話ししていますが、「日々の生活に大きな影響のないデジタルデータの整理」は、多くの人にとって後回しにしがちなタスクですよね。 だからこそ、「定期的に見直すタイミング」を自分で決めることが大事です。

特に仕事を持つ人やパソコンの使い方に多様性がある方にとっては、日々の忙しさから「やらなきゃ」と思いながらも手をつけられないという声がよく聞かれます。その背景には、心理的な要因が関係しているようです。

まず、データ整理をつい後回しにしてしまう理由の一つに、「やるべきことが多すぎて、どこから手をつければいいのかわからない」という感覚があります。データの量が膨大であったり、作業が煩雑に見えると、どうしても気持ちが重くなり、やり始めることを避けてしまうのです。

では、どうすればデータ整理がうまく進むのでしょうか。 まず、「少しずつ進める」という意識を持つことが大切です。 1日に15分だけ、または1フォルダだけ、デスクトップがファイルやフォルダでいっぱいなら、このエリアだけ……と決めて整理するなど、自分の中で「小さな区切り」を設定し、その区切りを終わらせる。この積み重ねが大事です。 小さなステップを積み重ねることで、コツコツと全体が整っていく感覚を得られます。

そしてその時に「目的を明確にする」ことが効果的です。 デジタル整理5つのステップの、ステップ1ですね。 なぜ整理をしたいのか目的を決めないと、目指すゴールも設定できません。 例えば「必要なデータをすぐに見つけたい」「仕事の効率を上げたい」といった具体的な理由を意識すると、モチベーションが高まります。

データ整理をつい後回しにしてしまうもう一つの要因は「完璧主義」です。何でも完璧にしようとする人ほど、すべてを完璧に整理しなければならないというプレッシャーが、逆に行動を抑制してしまいます。実は、元来几帳面で完璧主義な人ほど、パソコンの中は整理されていないという方が多いようです。

「完璧」を求めず、まずは必要なファイルがすぐに見つかる状態を目指し、徐々に改善していく方がストレスが少なく効率的です。そして、「まずはやってみる」こと。 データは何度でも分類することができます。 一度作ったフォルダの構成がなんとなくフィットしなくても、やってみた結果、より良い分類方法が見えてくるものです。 まずはやってみる。これがデータ整理の成功への第一歩となります。

デジタルデータの整理は、完璧を目指さず、小さな成功体験を積み重ねることで心理的な障壁を乗り越えることができます。焦らず、自分のペースで始めてみましょう。整理されたデジタル環境は、心の軽さをもたらし、日々の生活がよりスムーズになるはず・・・・と思いながら明日もデータ整理をしていきます。（笑）

データ整理祭り、ご一緒にいかがですか？^^

株式会社デジタル・ファイリング・ラボ
代表　福永恵