チームの共通言語、“5つの分類”を使えてますか？
2025.5.1.
こんにちは。デジラボ代表の福永です。
みなさんのオフィスやプロジェクトでは、「共通言語」を意識して使っていますか？
そもそも「共通言語」、意識していますか？
みなさんのオフィスやプロジェクトでは、「共通言語」を意識して使っていますか？
仕事を円滑に進めるうえで、「共通言語」があるかどうかはとても重要です。
それは、話し合いのスピードや、作業のズレの少なさ、そして「わかってもらえる」安心感、「あ、うん」の呼吸にもつながっていきますよね。
「社内ルール」の一部とも言えるかもしれません。
この「共通言語」、実はデジタルデータの整理にもとっても大事だということに、お気づきでしょうか？
誰かが作ったフォルダやファイルの並びを開いたときに、「なんとなく分かる」「なんでこうしたのか、見当がつく」と思える構造には、整理の考え方だけでなく、ある種の“言葉の共通認識”、つまり「共通言語」があるのです。
5つの分類は、整理のための“共通言語”
そこで、ぜひ活用してほしいのが、デジタル整理アドバイザー2級認定講座で学んだ「5つの分類」です。
この分類は、私たちデジタル・ファイリング・ラボが独自に体系化した整理メソッドであり、
実務で迷いやすい「どう分けるか？」を、“その場しのぎ”にせず、ブレない整理の基準を持てるようにするメソッドです。
2級では、分類の種類はおおきく5つあるとお伝えしています。
- 目的別分類
- 固有名詞別分類
- 時系列別分類
- 文書別分類
- 形式別分類
これらは、単なる整理方法ではなく、「デジタルの共通言語」として使える道具です。
会話のなかで、
「このデータ、どうまとめていく？」
「まずは固有名詞別分類でクライアントごとに。その下は文書別分類にして、年度末には時系列でアーカイブしよう！」
というやりとりが自然に交わせるだけで、意思決定や作業がグッとスムーズになります。
共通言語がある vs ない ——会話の違いは歴然
◎共通言語がある場合：
「このフォルダ、どうまとめようか？」
「まずはクライアントごとに、固有名詞別分類にして、その下は文書別分類かな」
「請求書と報告書は分けようね」
「年度ごとに整理したいから、一定期間経ったら時系列別分類でまとめよう」
「OK。じゃあ、命名ルールはこのパターンで統一ね」
×共通言語がない場合：
「フォルダ、まとめときました」
「……えっと、これって、どういう分け方？」
「クライアント別にしてます。たぶん。でも一部だけ年度ごとにしてます」
「あ、なるほど……。この“書類”フォルダの中は？」
「いろいろ入れたやつです。請求書とか、報告書とか……あ、画像も」
「画像!? どれ？ 名前が“スクリーンショット2024-04-01”って、何の画像？」
「えっと…どれだっけな……あ、それ、たぶん契約書のPDF撮ったやつです」
「……PDFならそのまま保存した方がよくない？」
「たしかに……ですね……」
——“ちょっとあとで整理しよう”が招いた、予想通りのカオス。
さらに別の場面では、こんなやりとりも。
◎共通言語あり：
「さっきのZoom録画、どこに置いた？」
「“2024_セミナー”フォルダの中。目的別分類で“講師研修”に入れてるよ」
「ありがと、形式はmp4？」
「うん、あとで形式別分類フォルダにもコピーしておくね」
「助かる〜」
×共通言語なし：
「さっきのZoom録画、どこ？」
「えっと……たぶん、“新しいフォルダ（2）”か、“資料（仮）”ってやつです」
「え、どっち……？」
「時間的にこっちかな？ あ、開けない？ あれ、みたことのない拡張子だ……」
「マジか……（絶望）」
「学んだだけ」から「使える言葉」へ
分類の仕方に正解があるわけではありません。
でも、「何を基準に整理するか」を話し合うための“軸”として、5つの分類を共通言語にしておくことは、作業の効率化だけでなく、ストレスの少ないチーム環境づくりにもつながります。
ぜひ、あなたの職場でも「5つの分類」を実践の現場で使ってみてください。
2級で学んだ知識は、整理するだけでなく、人と仕事をつなぎ、チームを動かす力になりますよ！
デジタル整理アドバイザー2級は、パソコンで作業をするすべての方に学んでいただきたい講座です。
お申し込み、お待ちしています！
株式会社 デジタル・ファイリング・ラボ
代表 福永恵