メールの整理術：重要なビジネス文書を見逃さないために

2024.7.5

デジタル整理アドバイザーの皆さん、パソコン内のデータ整理は進んでいますか？

順調に進んでいます！というお声をいただく一方で、最近、「メールの整理方法」についてのご質問が増えています。

多くの方から、デジタル整理の考え方を学んだからこそ「メールのフォルダ管理はどうすればいいのか？」「分類はどのように？」「メールは残すべきか？」といったお問い合わせをいただいています。

特に、「残すか残さないか問題」。メールは業務連絡や日程調整などの一時的な情報が多いため、残さなくてもいいと考える方も少なくありません。しかし、答えは「基本的には残すべき」です。

メールには、業務連絡だけでなく、重要な契約や合意に関する情報が含まれていることがあります。これらは「公式な記録」として、法的効力を持つことも多く、「ビジネス文書」として管理する必要があります。企業によっては、会社のメールアドレスからの発信・受信メールを全て保存することを義務付けている場合もあります。

例えば、大きな取引の背景にある細かいやりとりがメールに記録されていることもあります。また、企業の不祥事がメールに記録されていたために明るみに出たケースや、逆にメールを保存していたことで過失がなかったことを証明できたケースもあります。

私自身、報酬の条件などの交渉内容が含まれていたメールを保存していたことで、契約書の報酬の記載の誤りに気付くことができた、という経験があります。

私は講座などで「私は、メールを削除しない女です」と言うことがありますが、これは冗談ではなく（スパムメールは削除しますが^^）、こうした経験から「メールを削除しない女」が生まれました。

デジタルデータの整理をお伝えしているからこそ、どのようにメールを管理するとよいかをレクチャーする講座をGmailをベースに作成しました。

【Gmailをもっと便利に！基本の操作とメール整理術】

セミナー詳細はこのメールの最後に記載していますので、ご興味のある方はぜひご覧ください。

次回のデジタル整理アドバイザー勉強会は、7月20日（土）11:00からです。この勉強会では、皆さんの質問にお答えしつつ、Gmailを基本としたメール管理の考え方についてお話しします。

株式会社デジタル・ファイリング・ラボ
代表　福永恵