2026年9月20日 / 最終更新日 : 2026年9月20日事務局ふくち認定講師コラム

<認定講師コラムvol.22>認定講師に聞いた！デジタル整理のマイルール｜田中まきこ講師が実践するファイル名とバージョン管理で迷わない整理術

テレワークやクラウド活用が当たり前になった今、データ整理やファイル整理、フォルダ整理がうまくいかず、「データが見つからない」「ファイル整理が追いつかない」といった悩みを抱える方は少なくありません。

実は、デジタル整理は単なる“片付け”ではなく、業務効率や情報共有の質を大きく左右する重要なスキルです。

本記事では、デジタル整理アドバイザーとしての実務経験をもとに、デジタル整理アドバイザー2級認定講師である田中まきこ氏が実践している「データ整理・ファイル整理のマイルール」をご紹介します。

日々の業務にすぐ活かせる具体的なルールを、ぜひ参考にしてください。

デジタル整理で実践している「マイルール」を教えてください

私は、個人で整理収納アドバイザーとしても仕事をしています。

実は、もともとデジタル整理が得意だったわけではありません。プログラミングができるわけでも、パソコンや電子機器に詳しいわけでもないんです。

じゃあ、なぜ今のようなデータ整理やファイル整理の方法になったのか。

私の場合は、「あとから自分が迷わない」ということをかなり大事にしています。
仕事をしていると、一度集中すると、その仕事にずっと入り込んでしまうんですよね。

そんなときに、「あの資料、どこに保存したっけ？」と探し始めると、そこで仕事の流れが止まってしまいます。

これ、ちょっともったいなくないですか？

そこで、ファイル名には「作成した年月や日付」「何の資料なのか」「何回目のものなのか」が分かるようにしています。
特に、講座の資料やPowerPointなど、何度も修正するものには番号を付けています。

「これはいつ作ったもの？」
「どの資料だっけ？」
「どっちが新しいんだっけ？」

ということが、ファイル名を見ればある程度分かるようにしているんです。

ファイル名の付け方をある程度統一して、修正を重ねる資料には番号や数字を入れることで、どのバージョンなのかも分かりやすくしています。

フォルダについては、PersonalLivingという大きなフォルダの中に、「経理」「片付けサポート」「講座」など、大きなカテゴリーを作っています。

その下に年度を分けて、その中に仕事の資料を入れる。

細かい分類を最初から全部決めているわけではなくて、必要になったらフォルダを作る、というくらいのゆるさです。

「どこに入れるか」で迷わない程度に、大きな枠だけ決めておく。
私には、このくらいがちょうどいいんですよね。

デジタル整理のルールを作ったきっかけは何ですか？

ファイル名に番号を付けるようになったきっかけは、会社員時代の仕事です。

以前、商品開発の仕事をしていたことがあって、そこでは一つのものを何度も修正していきます。
そうすると、資料がどんどん増えていくんですよね。

「これ、最終版だっけ？」
「いや、こっちが修正版だったかな？」

なんてことになってくる。
だから、バージョンや番号を付けて管理することが自然と身につきました。

その後、携帯電話の販売やネイルサロンの運営など、仕事が変わっても、その基本的な考え方は残っています。
もちろん、仕事が変われば必要なフォルダや資料も変わります。

なので、細かいところはその仕事に合わせて変える。
でも、「あとから自分が迷わないようにしておく」という大きな考え方は変わっていません。

こう考えると、デジタル整理って「整理が得意な人がやるもの」ではないと思いませんか？

私自身、片付けが得意だったわけではありません。
「こうしておいたら、自分がラクだな」というところから、少しずつルールができていったんです。

そのルールを実践してどのような変化がありましたか？

正直に言うと、「このルールを作ったら、仕事が劇的に速くなりました！」という感じではありません。
ファイル名に番号を付けることは会社員時代からやっていたので、私にとってはもう習慣なんですよね。

それに、私が仕事が速いと言っていただけるとしたら、もともと一つのことに集中して、一気に進めるタイプだから、というのも大きいと思います。

ただ、「これを出して」と言われたときに、必要なファイルをすぐ見つけて渡せる。

これは、今の仕事でも助かっています。

せっかく集中して仕事をしているのに、資料を探す時間で流れが止まってしまう。
それをできるだけ減らしておく。

私にとってデジタル整理は、「きれいに整理すること」が目的というより、「必要なものを、必要なときにすぐ使える状態にしておくこと」なんです。

結果として、それが仕事の流れを止めず、業務効率を下げないことにつながっているのかなと思っています。

クラウドとローカルの使い分けを教えてください

今は、Google Workspaceを使っているので、基本的にはGoogle Driveをメインの保存場所にしています。
パソコンは、どちらかというと「作業する場所」という位置づけです。

大事なデータをパソコンの中だけに置いておく、ということは、ほとんどありません。

これには、ちょっと苦い経験があるんです。

もう10年くらい前になりますが、当時は外付けハードディスクを使って、データをまとめて管理していました。
ところが、パソコンを買い替えたときに、対象となる機器の違いから外付けハードディスクのデータが初期化されてしまい、データを失ってしまったことがありました。

あのときの「データがなくなる怖さ」は、結構大きかったですね。
だから今は、一つの機器だけに大事なデータを置いておかないようにしています。

もう一つ、今の仕事では外で作業することも多いので、パソコンだけでなく、スマートフォンやiPadからも必要なデータを見られることが大事です。

「家に帰らないと資料が見られない」では、やっぱり不便ですよね。

Google Driveを使うことで、保存場所というだけではなく、「どこからでも仕事にアクセスできる場所」になっています。

現在のデジタル整理のマイルールにおける「今後の課題」はありますか？

ファイルやフォルダは、自分で作ったり保存したりするものなので、ある程度ルールを決められます。

でも、メールって毎日勝手に増えていきますよね。

これが、ちょっとだるい（笑）。

「これは残しておく？」
「これは削除していい？」
「あとで必要になるかも？」

なんて考えているうちに、どんどん溜まっていく。

ファイル整理については、今のところそれほど迷うことはありません。
でも、メールについては「これが私にとって一番ラク！」という方法が、まだ見つかっていません。

だから、デジタル整理って、一度仕組みを作ったら終わりではないんだと思います。
仕事の内容も変わりますし、使うツールも変わります。

今の自分に合わなくなったら、また見直せばいい。
私自身も、まだ試行錯誤中です。

自分に合ったデジタル整理のマイルールを作るポイントは？

ここまで私のマイルールを紹介してきましたが、じゃあ「同じようにやればいいのか」というと、私はそうは思っていません。

むしろ、大事なのは「自分だったらどうする？」を考えることじゃないでしょうか。
私がマイルールを作るときに大切にしているのは、「正しい方法を探す」よりも、「自分に合う方法を探す」ことです。

例えば、私の場合は、仕事に集中しているときに資料を探して流れを止めたくない。
だから、ファイル名を見れば、内容や作った時期、バージョンが分かるようにしています。

でも、これがすべての人に必要なルールかというと、そうではありませんよね。

逆に、私の場合はメールの管理が苦手です。
だから、「デジタル整理ができている人は、全部きれいに管理できている」と思わなくてもいいと思うんです。

みなさんは、デジタル整理をしていて、どんなときに困りますか？

「どこに保存したか分からなくなる」
「同じようなファイルが増えてしまう」
「メールが溜まってしまう」

人によって、困るところは違いますよね。

だったら、まずは自分が困っていることを一つ見つけてみる。
そして、「これがこうなったら、自分はラクだな」と考えてみる。
そこから、一つだけルールを作ってみる。
やってみて合わなかったら、変えればいい。

デジタル整理って、最初から完璧な仕組みを作ることではないと思うんです。

自分の仕事の仕方や、自分の性格に合わせて、「自分が迷わない」「自分がラクになる」仕組みを少しずつ作っていく。
その積み重ねが、自分にとってのデジタル整理のマイルールになっていくんじゃないでしょうか。

まずは、「私は何に困ってるんだろう？」というところから、考えてみてください。

デジタル整理アドバイザー2級認定講座で学べることは？

田中講師が実践している「ファイル名の付け方」や「保存場所のルールづくり」は、デジタル整理アドバイザー2級認定講座で学ぶ考え方にもつながっています。

講座では、次のような内容を体系的に学ぶことができます。

データ整理の基本的な考え方
ファイル整理のルールづくり
フォルダ整理の方法
ファイル名の付け方や管理方法
データの保存場所の考え方
検索しやすく管理しやすいデジタル環境づくり

田中まきこ講師のマイルール、参考になりましたでしょうか？

デジタル整理は、センスではなく「ルール」で決まります。

ただし、大切なのは、誰かのルールをそのまま真似することではありません。

田中講師のように、「自分がどこで困っているのか」「どうなったら自分がラクなのか」を考え、自分に合った小さなルールを作ることから始めてみてください。

「自己流で整理しているけれど、今の方法でよいのか分からない」
「必要なデータをすぐ見つけられる環境を作りたい」

そんな方は、デジタル整理アドバイザー2級認定講座で、データ整理やファイル整理の基本を体系的に学んでみてください。

このコラムを書いた人：田中まきこ（デジタル整理アドバイザー®2級認定講師）

東京都・埼玉を中心に活動する整理収納アドバイザー、デジタル整理アドバイザー2級認定講師。
忘れ物が多く、片付けが苦手だった自身の経験から、「人」と「環境」の関係性を研究し、PL式片付け術を考案。
この想いを形にするために学びを重ね、訪問サポートや講座、執筆など幅広く活動。
デジタル整理についても、自身の仕事や経験をもとに、無理なく続けられる仕組みづくりを伝えている。

ホームページURL：https://personalliving.jp/

田中講師担当　デジタル整理アドバイザー2級認定講座