「仕事が遅い」を改善するには？具体的な行動・方法を解説

「仕事がなかなか終わらない」「周りの人より作業が遅い気がする」と感じていませんか？実は、自分の仕事が遅いことに悩む人は少なくありません。しかし、単に「もっと早くやらなきゃ」と焦るだけでは根本的な解決にはなりません。むしろ、原因を分析し、効率よく仕事を進める方法を身につけることが大切です。今回は、仕事が遅い人の特徴や原因、またそれを改善するための方法について解説します。

仕事が遅い人の特徴

仕事が遅い人には、いくつかの特徴や原因があります。具体的にどのような特徴や原因があるのか、順番に確認していきましょう。

仕事の優先順位をつけない

何から手を付けるべきか決めずに、とりあえず目の前の仕事から取り掛かっていませんか？仕事を始める前に、優先順位をつけて明確な計画を立てないと、業務の進行が遅れてしまいます。重要な仕事を後回しにしたり、急がなくてもよいタスクに時間をかけすぎたりしてしまうと、様々な問題が発生します。また、優先順位が決まっていないために1つのタスクに集中することができず、マルチタスクになりすぎて結局何も終わらない、という残念な結果に陥ってしまうこともあります。

集中力が欠けている

仕事中に騒音や人の声など周囲の環境が気になったり、スマホを近くに置いておいたためにSNSの通知がきになり、ついついスマホを触ってしまい、あっという間に時間が経ってしまった、なんてこともあるでしょう。デスクの上が書類やモノであふれているなど仕事環境が整っていないことも、集中力が欠けてしまう原因になります。集中力が欠けると進捗が遅れ、ミスも発生しやすくなります。

コミュニケーション不足

上司や同僚と仕事の進捗について情報共有ができていなかったり、問題を早期に報告しないことも、問題解決に時間がとられ、仕事が遅れる原因になります。仕事が遅い人ほどコミュニケーションの重要性に気が付いていないことが多いです。

「仕事が遅い」を改善する方法

仕事が遅くなるのを改善するには、次の解決方法を試してみると効果的です。それらの視点を実践することで、効率よく仕事を進めることができ、「仕事が遅い」と感じることが少なくなるでしょう。

仕事に優先順位をつける

まず、やるべきタスクをすべてリスト化し、重要度や納期に基づいて優先順位をつけます。最も重要なタスクを最初に終わらせ、後回しにしても問題ないものは後に回すことで、効率的に仕事を進めることができます。たとえば、「緊急かつ重要な仕事」「重要だが緊急でない仕事」「緊急ではない、重要ではない仕事」の順に取り組むようにすると、何からするべきかが明確になります。

優先順位が明確になったら、次に計画を立てます。一日の始まりに、どのタスクからどの時間帯に取り組むのかスケジュールを決めます。何をすべきかが明確になり、無駄に迷うことがなくなり、マルチタスクの問題も解決できます。

集中しやすい環境を整える

デスクや作業スペースを片付け、モノや書類がスッキリと整理整頓された環境を作るのも改善するための一つの方法です。乱雑な場所では集中力が削がれやすいため、必要なものだけを手元に置き、余分なものを取り除きます。また、静かな場所や環境で作業できるように、デバイスの通知をオフにする、不要なウィンドウやアプリを閉じるなど、デジタルの環境も整えます。

ITツールを活用する

仕事の効率化をはかるために、ツールを活用するのも有効な改善方法です。ここでは、タスク管理、時間管理に使えるツールを簡単にご紹介します。

タスク管理ツールの利用

AsanaやTodoistなどのタスク管理ツールを使って、タスクをリスト化し進捗を追うことで、漏れなく効率的に作業できます。優先順位を明確にして、期日や詳細情報を設定しておくと、進捗がスムーズに進みます。

時間管理ツールの活用

時間を区切って作業するために、タイマーアプリやポモドーロタイマーを使うと、時間管理がしやすくなります。一定時間ごとの休憩を取ることで、集中力が保たれやすくなります。
作業を始める前に「この作業はどれくらいの時間で終わらせるか」を決め、その時間内で終わらせるように心がけます。時間を意識することで、だらだらと作業をすることが減り、効率的に進めることができます。

進捗の定期的な確認とフィードバック

定期的な振り返りも大切です。仕事を終わらせるごとに進捗を確認し、どれくらい進んだかを評価します。必要に応じて計画の見直し・改善をし、仕事や納期の遅れがないかチェックしましょう。また、進捗を定期的に上司や同僚と確認し、問題があれば早めに対処するようにしましょう。遅れや問題を早期に把握することで、最終的に納期に間に合わせやすくなります。

仕事の効率化でデジタル整理も重要！

仕事のスピードが遅い原因のひとつに、実はデジタルデータの整理方法も大きく関係しています。デジタル整理は、仕事の効率化において非常に重要な要素です。その理由を、デジタル整理がされていない場合と、されている場合に分けて具体的に解説します。

必要な情報をすぐに見つけられる

デジタル整理がされていないと、目的の資料を探すのに時間がかかったり、「あの資料、どこに保存したっけ？」と毎回検索するハメになり、作業効率が低下します。たとえ検索機能を使っても、目的のデータをすぐに見つけることが難しくなります。

デジタル整理をすることで、適切なタグ付けやフォルダ分けがなされるため、必要な情報をすぐに見つけることができ、データを探す無駄な時間がなくなります。

ミスや重複作業を防ぐ

デジタル整理がされていないと、似たようなファイルが複数存在し、どれが正しいかわからなくなったり、間違ったバージョンのファイルを使ってしまい、また最初から作業をやり直し、、、なんていうこともあるでしょう。とくにチーム内でファイル管理がうまくいっていない場合は、誤って古いデータを上書きしてしまったり、同じ作業を二度行う可能性がでてきたり、混乱を招く恐れがでてきます。

データ整理をすることで、最新版が明確になり、ミスも減り短時間でタスクを処理できるため、時間を大幅に節約できます。

ストレスが減り、集中力が上がる

デジタル整理がされていないと、ファイル探しに時間がかかり、イライラしたり、「どこにデータがあるか」を覚えておく負担も大きくなります。仕事に集中できず、余計な疲れを感じることもあるでしょう。チームでの共同作業の場合、「この資料どこ？」と毎回聞かれると、思いのほかストレスが溜まります。

デジタル整理がされた環境は、目的のデータを探すことなくスムーズに作業に取りかかれ、本来の業務に集中できます。また、チームでの共同作業の場合、デジタル整理がされていれば、他のメンバーが必要な資料やデータを簡単に共有・アクセスできます。情報共有がスムーズになるため無駄なやり取りも減り、チーム全体の生産性が向上します。

「仕事が遅い」を改善するためには

仕事が遅いからといって、自己嫌悪に陥る必要はありません。大切なのは、「どうすれば改善できるか」を考え、小さな工夫を積み重ねることです。タスクに優先順位をつけて作業に取り掛かることと、集中して取り組むことができる環境づくりからはじめていきましょう。

そして、その環境づくりと同じくらい大切なのが、パソコンの中のデジタル整理をすることです。仕事が遅いことに悩んでいる人、改善したいと思っている人には、デジタル整理の理論や考え方を習得できる、デジタル整理アドバイザー®の受講をおすすめします。仕事の効率化を目指して、まずはご自分のパソコンの中のデジタル整理から行っていきましょう。