ファイル管理の基本とコツ！ルール・方法やNG例も紹介

日々の業務やプライベートで増えていくデジタルファイルを効率的に管理できていますか？ ファイルがどこにあるのかわからず探す時間が増えてしまったり、重複したファイルが多くなってしまったりすると、作業効率が大幅に低下してしまいます。

今回は、ファイル管理の基本的な方法やコツ、ルール作りのポイント、さらにはNG例についても紹介します。 適切なファイル管理を実践することで、作業効率を向上させ、ストレスのない環境を整えましょう！

ファイル管理とは何？

ファイル管理とは、デジタルファイル（文書、画像、動画、音声など）を整理し、正しく保存・分類・検索・共有できるようにすることです。

ファイル管理を適切に行うことで「必要なファイルをすぐに見つけることができる」「不要なファイルを減らし、ストレージを最適化できる」「個人やチームでの作業がスムーズに進む」「情報漏洩の防止・BCP（事業継続計画）対策としても有効」といったメリットがあります。

ファイル管理の基本とコツ

では、ファイル管理を効率よく行うための基本的な方法とコツをお伝えしていきますね。

方法・ポイント

1) フォルダ構成を決める

フォルダ作成の目的やファイル階層などの構成ルールを決定し、整理することで作業効率がアップします。

例：大分類（仕事、プライベート、趣味など）を作り、その中に中分類（プロジェクト別、日付別など）
ポイント！）フォルダ階層を抑えて、3〜4階層程度の分かりやすい構成にしましょう。

2) ファイル・フォルダの命名ルールを決める

ファイル・フォルダの命名ルールを決めることで統一性ができ、検索機能によるヒット率も上がります。また、担当者しかファイルがわからないといった、属人化を防ぐことにもつながり、緊急時に担当者以外が対応することも可能になります。

例：YYYYMMDD_プロジェクト名.pdf
ポイント！）誰もが理解できるようなキーワードを使い、省略し過ぎず簡単な分かりやすい命名をしましょう。

3) クラウドストレージを活用する

Google Drive、Dropbox、OneDriveなどのクラウドストレージを利用することで、複数のデバイスからアクセスでき、チームとのファイル共有もスムーズに行えます。
その際、どのようなファイルをクラウドに保管・保存するのか、ローカルに置くのかルールを決めておくと良いでしょう。

ポイント！）必要な人だけが見られるようにするなど、アクセス権限を設定しましょう。

4) 定期的に整理・バックアップする

一度整理したらそれで終わりではなく、週1回・月1回など、定期的にフォルダやファイルを見直し、不要なファイルを削除するなどして整理を維持しましょう。
自分たちにとって最適な保管・保存場所（クラウド・外付けHDDなど）にバックアップしておきます。

ポイント！）データ消失を防ぐため、バックアップは2か所以上にとるなど工夫が必要です。

間違ったファイル管理の方法

みなさんのファイルは以下のような現状ではありませんか？ファイル管理のNG例を紹介しますので、もしそのような状態であればぜひ改善していきましょう！

NG例1：デスクトップにすべてのファイルを置いている

デスクトップが散らかっていると、探すのに時間がかかり非効率です。
フォルダを整理し、適切な場所に保存しましょう。

NG例2：ファイル名が「新規ドキュメント」「無題1」

意味のないファイル名は検索が困難になります。明確な名前を付ける習慣をつけましょう。

NG例3：重複ファイルなどの不要なファイルがある

同じファイルが複数存在すると、どれが最新かわからなくなります。
定期的に重複ファイルチェックを行いましょう。

デジタル整理を学ぶなら

もっと詳しく「ファイル管理の方法・手順を具体的に学びたい」「検索しやすい命名ルールが知りたい」と感じたら、デジタル整理アドバイザー®の資格取得がおすすめです。

デジタル整理アドバイザー2級認定講座は、パソコンの中のデータやファイルをどのように管理・整理すればよいのかを体系的に学べる資格です。単にフォルダを分けるだけでなく、検索性を高めるファイル名のつけ方の工夫や、分類の基準など、デジタル整理術の基本が学べます。

– デジタル整理の2大必須要素
– デジタル整理5つのステップ

など、デジタル整理アドバイザー®の理論を学べばファイル管理が促進されますよ！

ファイル管理の基本とコツをチェック

適切なファイル管理を行うことで、作業効率が向上し、ムダの削減につながります。
今回紹介したポイントをチェックして、効率的なファイル管理を実践してみましょう！

• フォルダの階層が深くなりすぎていない
• ファイル名・フォルダ名から誰もがデータ内容が分かる
• 共有データのアクセス権限を管理している
• 2か所以上にバックアップをしている

これらを実践できていれば、スムーズなデジタル環境で作業出来ているのではないでしょうか。「もっと便利に使いたい」「理論的に理解したい」と思われたら、デジタル整理アドバイザーの資格取得がおすすめです。

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