【フォルダ整理・管理】階層の作り方・活用方法やコツを解説

日々、目先の仕事に追われ、考えずにずにパソコンやクラウドストレージを使っていると、いつの間にかファイルが増えていたりして管理が煩雑になりがちです。

意識してフォルダ整理を行うことで、業務の効率化やデータの迅速な検索が可能になります。
今回は、そのフォルダ整理・管理の重要性や方法、コツをお伝えいたしますので「デスクトップをスッキリさせたい！」「データをすぐに見つけられるようにしたい！」という方はぜひ参考にしてみてください。

フォルダ整理での階層の重要性

何気なく目にした同僚のパソコンのデスクトップ。壁紙の模様かと思いきや、なんと！ファイルのアイコンがビッシリだった！！！聞けば、見つからなくならないように見える場所に置いているという。。。そんな経験はありませんか？

モノのようには場所を取らないことがデジタルデータのメリットのひとつです。
そのメリットをいかし作業効率をあげるには、フォルダを適切に整理し階層を作成、管理することが重要です。

【フォルダ整理】階層の作り方・活用方法

フォルダ整理を効率的に行うためには、基本ルールを決定し活用することが大切です。

フォルダ整理の基本的なルール

フォルダ整理を行う上で決めておくと良い基本的なルールをご紹介します。

フォルダ構成のルールを統一する

バラバラなルールでフォルダを作成すると、管理が難しくなります。以下のようにフォルダの分類方法やフォルダ階層作成などのルールを統一しておくことで整理がしやすくなります。

• カテゴリごとに分類する
• フォルダの構成を3～4階層以内に抑える
• 不要なフォルダを作らない

フォルダ階層の作り方

フォルダ階層の基本は、関連するファイルを分類し、適切な親フォルダと子フォルダを作成することです。

階層とは

ファイルを効率的に管理するために、フォルダを整理した際の構造です。
最上位に大分類のフォルダをを作成し、その下に中分類のサブフォルダを配置することで、情報が整理しやすくなります。

フォルダ階層作成のコツ

新たにフォルダ階層を作成する場合は、以下のようなルールで構成すると整理しやすくなります。

1）目的に応じた最上位フォルダを作成する

フォルダを作成する際は、まず最上位フォルダを決めましょう。大分類や中分類をまとめあげていくイメージを持つと良いでしょう。

2）サブフォルダを適切に分類する

最上位フォルダの中に、目的ごとにサブフォルダを作成します。
例えば、大分類（仕事、プライベート、趣味など）を作り、その中に中分類（プロジェクト別、日付別など）というように分類していきます。

3)フォルダの階層を深くしすぎないようにする

フォルダ階層を抑えて、3〜4階層程度の分かりやすい構成にしましょう。階層を深くし過ぎるとかえって欲しいデータに辿り着きづらくなったりします。

その他フォルダ整理・管理のコツ

フォルダ階層の他にも、次のような整理・管理のコツがありますので合わせてご紹介しておきますね。

フォルダの命名ルールを決める

フォルダ名のルールを決めることで、一貫性を保ちやすくなります。
例えば、日付の表記を「日付8桁：2025MMDD_プロジェクト名」「日付6桁：25MMDD_プロジェクト名」などに統一したり、資料の名前表記のゆらぎをなくし「見積もり書→見積書」に統一するなどです。

一時保存フォルダを活用する

ダウンロードしたファイルや一時的に保存したファイルを入れる専用フォルダを作成し、定期的に整理しましょう。「一時保存」フォルダを設け、1週間に1度整理するルールを決めると、フォルダの乱雑化を防げます。

不要フォルダを定期的に削除する

いつの間にか重複ファイルが増えているなどすると、どれが最新のバージョンか分かりにくくなります。1度整理したらそれで終わりではなく、定期的にフォルダやファイルの状況をパトロールし、不要なファイル・フォルダを削除しましょう。

デジタル整理を学ぶなら

もっと詳しく「フォルダ整理・管理術、分類方法を学びたい」「検索しやすい命名ルールが知りたい」と感じたら、デジタル整理アドバイザー®の資格取得がおすすめです。

デジタル整理アドバイザー2級認定講座は、パソコンの中のデータやファイルをどのように整理すればよいのかを体系的に学べる資格です。単にフォルダを分けるだけでなく、検索性を高めるファイル名のつけ方の工夫や、分類の基準など、学校や職場では教わることのできない、データ整理の理論や、実践的なデジタル整理術を学べます。

フォルダ整理・管理で階層は重要

フォルダ整理は、日々の業務効率に直結する重要な作業です。適切なフォルダ階層を作成し、定期的な整理を行うことで、作業のスピードを向上させることができます。まずは、現在のフォルダ構成を見直し、シンプルでわかりやすい階層を作ることから始めましょう。

そうすることで、次のような効果を得ることが出来ます。

「ファイル検索時間の短縮」「誤削除や重複の防止」「チームでの共有がスムーズ」「バックアップが簡単」

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