<認定講師コラムvol.21>認定講師に聞いた！デジタル整理のマイルール｜吉川永里子講師が実践する分類と階層で迷わないファイル整理術

テレワークやクラウド活用が当たり前になった今、データ整理やファイル整理、フォルダ整理がうまくいかず、「データが見つからない」「ファイル整理が追いつかない」といった悩みを抱える方は少なくありません。

実は、デジタル整理は単なる“片付け”ではなく、業務効率や情報共有の質を大きく左右する重要なスキルです。

本記事では、デジタル整理アドバイザーとしての実務経験をもとに、デジタル整理アドバイザー2級認定講師である吉川永里子氏が実践している「データ整理・ファイル整理のマイルール」をご紹介します。

日々の業務にすぐ活かせる具体的なルールを、ぜひ参考にしてください。

---

私がデジタル整理で実践しているマイルールは、「デジタルデータの分類」をしっかりと行い、フォルダ整理をすることです。

これは、デジタル整理アドバイザー2級認定講座でも学ぶ「分類」の考え方をベースにした方法で、たくさんのデータを効率的に管理するための基本といえます。

仕事内容や取引先ごとにフォルダを作成し、データの内容に応じて適切なフォルダにファイルを格納していくというシンプルな方法ですが、この「分類」がしっかりできているかどうかで、その後の検索性や作業効率は大きく変わります。

さらに、フォルダの階層にもルールを設けています。

フォルダ階層は、できるだけ4階層以内に収めるように気をつけています。 

階層が深くなりすぎると、目的のファイルにたどり着くまでのクリック数が増え、「探す」というムダな時間が生まれてしまうからです。

具体的には、次のように分類しています。

第1階層は目的別に分類する

第1階層には、仕事や活動の目的ごとにフォルダを作成しています。

• HK協会
• 収納スタイリスト
• 講演・セミナー
• メディア・書籍
• 業務委託
• プライベート
• 保育園父母会

第2階層は固有名詞や時系列で分類する

第2階層は、「固有名詞別分類」や「時系列別分類」で分けることが多いです。

例えば、「HK協会」のフォルダ内には、次のようなフォルダを作成しています。

• 2級認定講座
• 準1級認定講座
• 3級講座
• 1級取得応援セミナー
• デジタル整理アドバイザー
• 整理収納アカデミア
• 関東フォーラム
• 初級クラストレーニング
• 講師試験官　

また、「収納スタイリスト」のフォルダ内は、次のように分類しています。

• 片づけコミュニティ
• 訪問片づけサービス
• オンライン個別相談
• セミナー
• YouTube
• プロフィール
• 確定申告データ
• 事例写真

このように、分類と階層づくりのルールを決めることで、必要なデータに素早くアクセスできる環境を意識しています。

私は20年以上フリーランスで仕事をしているため、個人のパソコンで仕事のデータもプライベートのデータも管理しています。

整理収納の仕事、講演やセミナーの依頼、記事の執筆や商品開発など、内容の異なるプロジェクトを同時に進行させる中で、さまざまな取引先や仕事内容ごとにフォルダ整理をする必要がありました。

また、子どもも5人いるので、プライベートの写真や動画、学校関係の資料など、家庭に関するデータもたくさんあります。

しっかりと分類するルールを決めておかないと、必要なデータをすぐに探し出せなくなってしまいます。

会社員であれば、部署やチームで管理方法が統一されていることも多いですが、フリーランスは自分でルールを作らなければ、あっという間に仕事とプライベートのデータが混在し、ごちゃごちゃになってしまうんです。 

こうした働き方や生活環境から、データを目的別に分類し、できるだけシンプルな階層で管理する現在のルールができました。

一番の変化は、データを探すことがほとんどなくなったことです。

以前は、「あの資料、どこに保存したっけ？」と、いくつかのフォルダを開いて探すことがありました。

しかし、分類のルールを徹底してからは、フォルダ名を見ただけで目的のデータにたどり着けるようになりました。

また、階層を深くしすぎないように整え直したことで、データにたどり着くまでの時間が短くなり、業務効率も大きく向上したと感じています。

そして、これは単に時間を節約するだけでなく、精神的なストレスの軽減にもつながっています。

デジタル整理は、単なる「片づけ」ではありません。

「効率的な時間の管理」や「ストレスの軽減」を叶えるための重要な手段でもあると感じています。

私がクラウドストレージとして主に利用しているのは、Googleドライブです。

Googleドライブには、「自分以外の人も使うデータ」だけを格納しています。

共有や共同編集が必要な仕事の資料や、家族と共有する写真など、複数人が関わるデータはクラウド上で管理したほうが、最新のバージョンを共有しやすく、更新の手間も減らせるからです。

また、私はiPhoneとMacのユーザーなので、「メモ」アプリだけはiCloudを使って同期しています。

パソコンでもスマートフォンでもすぐにテキストデータを開けるため、記事を執筆するときにも役立っています。

一方、パソコンやスマートフォンには、継続的に使うデータ（コンティニュー）を主に格納し、中長期で保存しておきたいデータ（ストック）は外付けHDDへ移動するという方法をとっています。

ちなみに、多くのデータをクラウドに置いていないため、どのクラウドサービスにも課金をしていません。

用途に応じて保存先を使い分けることが、私なりのデジタル整理の工夫です。

仕事に関するデジタル整理は、日々の作業の中で常に動いているため、今のところ特に大きな問題はありません。

ただ、プライベートの写真や動画の整理については、年別にフォルダ整理はされているものの、ファイル名がきちんと付いていない状態です。

写真データのファイル名は、基本的に撮影時にカメラやスマートフォンが自動で付けたままになっています。
そのため、ファイル名を見ただけでは、いつの、誰の写真なのかが分かりません。
サムネイルを見たり、実際にファイルを開いたりしないと、欲しいデータなのか分からないという課題があります。

これは、多くの人が直面している問題ではないでしょうか。

大量のデータの中から特定の写真を探し出す際には、大きな手間となります。
そのため、せっかく保存した思い出のデータも、見返す機会が減ってしまっているのではないかと思います。

今後は、プライベートの過去の写真や動画も改めてデータ整理を行い、見返して楽しめる状態にまとめたいと考えています。

必要なデータを残しながら、不要なデータは削除し、メリハリをつけて管理していきたいです。

デジタル整理のルールを作るうえで大切なのは、自分の負担が少なく、無理なく続けていけることだと思います。

どんなに完璧なルールを作っても、それが自分にとって負担が大きすぎたり、複雑すぎたりすれば、継続することは難しくなります。

デジタル整理は、一度行えば終わりではありません。

日々増え続けるデータと、これからも付き合っていく必要があります。

そのため、習慣として継続できるルールが何よりも重要です。

まずは、自分の仕事内容や生活スタイルに合った、シンプルなフォルダ整理やファイル名の付け方から始めてみることをおすすめします。

小さなルールでも、意識して継続することで、データ整理は確実に身についていきます。

吉川講師が実践している「データの分類」や「フォルダの階層づくり」は、デジタル整理アドバイザー2級認定講座でも学ぶ大切な内容です。

講座では、次のような内容を体系的に学ぶことができます。

• 管理しやすいデジタル環境の整え方
• データ整理の基本的な考え方
• ファイル整理のルールづくり
• フォルダ整理の方法
• 検索しやすいフォルダ構成
• データの保存場所の考え方
• 管理しやすいデジタル環境の整え方

---

吉川永里子講師のマイルール、参考になりましたでしょうか。

デジタル整理は、センスではなく「ルール」で決まります。

ファイル整理やフォルダ整理のルールを明確にすることで、データ整理の効率は大きく改善されます。

まずは、今日からできる小さなルールづくりから始めてみてください。

「自己流で整理しているけれど、今の方法でよいのか分からない」「検索しやすく管理しやすいデジタル環境を整えたい」という方は、デジタル整理アドバイザー2級認定講座で基礎から体系的に学んでみてください。

このコラムを書いた人：吉川 永里子（デジタル整理アドバイザー®2級認定講師）

ホームページURL：https://yoshikawaerico.com

デジタル整理アドバイザー認定講座について

デジタル整理アドバイザー認定講座についての詳細は、下記ボタンよりご確認ください。

デジタル整理アドバイザー認定講座開催日程につきましては、下記ボタンよりご確認ください。