<認定講師コラムvol.19>認定講師に聞いた！デジタル整理のマイルール｜スズキナオコ講師が実践するデータを活用度で管理するファイル整理術

テレワークやクラウド活用が当たり前になった今、データ整理やファイル整理、フォルダ整理がうまくいかず、「データが見つからない」「ファイル整理が追いつかない」といった悩みを抱える方は少なくありません。

実は、デジタル整理は単なる“片付け”ではなく、業務効率や情報共有の質を大きく左右する重要なスキルです。

本記事では、デジタル整理アドバイザーとしての実務経験をもとに、デジタル整理アドバイザー2級認定講師であるスズキナオコ講師が実践している「データ整理・ファイル整理のマイルール」をご紹介します。

日々の業務にすぐ活かせる具体的なルールをぜひ参考にしてください。

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私のデジタル整理のマイルールは、データを活用度によって「アクティブ」「コンティニュー」「ストック」「スクラップ」の4カテゴリーに分けて管理することです。これはデジタル整理アドバイザー2級認定講座で学ぶ「データの活用度」という考え方をベースにしています。 

簡単に説明すると、次のような考え方です。

分類	内容
アクティブ	今使っているデータ
コンティニュー	継続的に利用しているデータ
ストック	現在は使っていないが保管しておくデータ
スクラップ	不要なデータ

私はこの考え方をもとに、データの活用状況によって保存場所を分けています。

活用度の高いデータ（アクティブ・コンティニュー）はクラウドにも保存し、そのうち今使っている業務データ（アクティブ）はデスクトップにショートカットを置いてアクセスしやすくしています。

一方で、終了した案件や過去の資料はストックとして外部ストレージへ移動しています。

以前は、よく使うデータも使っていないデータも同じ場所に保存していました。今のファイル整理ルールにしてからは、「今使うデータ」と「保存しておくデータ」を分けて考えられるようになり、データ整理がぐっとラクになりました。

ファイル名のルールを統一する

また、ファイルのネーミングにも統一ルールを設けています。

必ず日付や数字を入れ、多少ファイル名が長くなっても、内容や状態（作成中・校正済・バージョン情報など）が分かるようにしています。

例えば、

• 20250720_講座資料_Ver01
• 20250720_講座資料_校正済
• 20250720_講座資料_作成中_提出期限0801

のようにしておくと、ファイルを開かなくても内容や状態を把握しやすくなります。

「ファイルを開かなくても分かる状態」を心がけることで、必要なデータを探しやすくしています。

私にとって大切なのは、きれいに分類することよりも、必要な時にすぐ見つけられることだと考えています。

今のルールを作ったきっかけは、働き方の変化と過去の失敗経験です。

私は整理収納アドバイザーになる前、一般企業で事務職として働いていました。当時もデータ整理はしていましたが、会社のサーバーを利用できたため、保存場所やバックアップを深く意識することはありませんでした。

ところが独立後は、講座資料や顧客情報、会計データなど、仕事に関わるすべてのデータを自分で管理する必要が出てきました。
さらに、20年以上前のことですが、パソコンがクラッシュし、データ復旧に高額な費用がかかった痛い経験もあります。

「パソコンに保存するだけでは安心できない」

と痛感しました。

また、外出先で資料を確認したり、スマートフォンやタブレットからデータにアクセスしたりする機会も増えました。
パソコンの買い替えや故障があっても業務が滞らない環境を作りたいという思いもありました。

こうした経験から生まれたのが、「データの活用度によって保存場所を分ける」という現在のマイルールです。

一番大きな変化は、データを探す時間だけでなく、「どこに保存するか」「削除するか、残すか」で迷う時間が減ったことです。

以前は、新しいデータを保存するたびに保存場所を考えていました。
しかし現在は、アクティブ・コンティニュー・ストック・スクラップという基準があるため、判断しやすくなりました。

また、パソコンやスマートフォンの買い替え時の負担も減りました。
データの保存場所や役割が整理されているため、移行もスムーズです。

バックアップ体制が整ったことで、故障への不安も小さくなりました。

さらに、「使っていないデータを無理に削除しなくてよい」と考えられるようになったことも大きな変化です。
「デジタルデータはストックとして取っておいてOK！」と自分で「許す」ルールにしたことで、削除の判断に悩むことが減りました。

また、以前は細かく行っていた写真のフォルダ整理もやめました。
日付や検索機能を活用することで写真整理にかかる時間や手間が減り、業務効率の向上にもつながっています。

今使っているデータや継続的に利用するデータ（アクティブ・コンティニュー）は、主にOneDriveに保存しています。
スマートフォンやタブレットからもアクセスできるため、外出先でも利用しやすいからです。

OneDriveは無料プランの5GBを利用しています。
「少なすぎるのでは？」と思われるかもしれませんが、私にとっては整理の目安になっています。
容量がいっぱいになりそうになると、本当に必要なデータかどうかを見直すきっかけになるからです。

一方で、終了した案件や過去の資料などのストックデータは、NASや外付けハードディスクで管理しています。
必要な時に取り出せる状態を保ちながら、普段使うデータとは分けて保存しています。

私はデジタル全般が得意なわけではなく、新しいサービスにも慎重なタイプです。
そのため、今後の課題はAIを含めた新しいツールとの付き合い方です。

また、データ量は増え続けるため、バックアップ環境や保存方法の見直しも欠かせません。
ただし、ツールや方法が変わっても、「活用状況に応じて管理する」という考え方は変わらないと思っています。

完璧を目指すのではなく、その時の自分に合った方法へ少しずつ更新していくことが大切だと考えています。

デジタル整理のマイルールを作る上で、まずお伝えしたいのは「デジタル整理に唯一の正解はない」ということです。
フォルダ整理やファイル整理ルールにはさまざまな方法がありますが、仕事や生活、性格によって使いやすい方法は異なります。

誰かの正解が、自分の正解とは限りません。

私自身も、細かく分類したり写真をフォルダごとに整理したり、さまざまな方法を試してきました。
しかし、続かなかったものもたくさんあります。
だからこそ、「正しい方法」を探すより、「続けやすい方法」を見つけることが大切だと思っています。

まずはデータを活用度で分けて考え、その上で保存場所やフォルダ名、命名ルールなどを少しずつ決めていくのがおすすめです。
私のマイルールも完成形ではありません。
大切なのは完璧な仕組みではなく、必要なデータを必要な時に活用できる状態を作ることです。

ぜひ皆さんも、ご自身に合ったマイルールを見つけてみてください。

スズキ講師が実践している「アクティブ・コンティニュー・ストック・スクラップ」の考え方は、データを単に保管するのではなく、“活用するために整理する”というデジタル整理の基本的な考え方です。

デジタル整理アドバイザー2級認定講座では、このような考え方をもとに、自分自身が検索しやすく管理しやすいデジタル環境を整える方法を学びます。

講座では、

• データ整理の考え方
• ファイル整理のルールづくり
• フォルダ整理の方法
• 保存場所の考え方
• 検索しやすく管理しやすい環境づくり

などを体系的に学ぶことができます。

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スズキナオコ講師のマイルール、参考になりましたでしょうか。

デジタル整理はセンスではなく「ルール」で決まります。

ファイル整理やフォルダ整理のルールを明確にすることで、データ整理の効率は大きく改善されます。

スズキ講師が実践している「アクティブ・コンティニュー・ストック・スクラップ」の考え方は、データを“使うために整理する”というデジタル整理の基本でもあります。

「自己流で整理しているけれど、これで良いのかわからない」
「検索しやすく管理しやすいデジタル環境を整えたい」

そんな方は、デジタル整理アドバイザー2級認定講座で基礎から体系的に学び、自分自身が検索しやすく管理しやすいデジタル環境づくりに役立ててみてください。

このコラムを書いた人：スズキ ナオコ（デジタル整理アドバイザー®2級認定講師）

ホームページURL：https://www.kataduke-kirei.com/

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