<認定講師コラムvol.18>認定講師に聞いた！デジタル整理のマイルール｜いわさきなおこ講師が実践するクラウド保存・ファイル整理術
テレワークやクラウド活用が当たり前になった今、
「必要なデータが見つからない」「ファイル整理が追いつかない」「フォルダ整理のルールが曖昧で管理しづらい」と感じている方も多いのではないでしょうか。
デジタル整理は、単なるデータの片付けではなく、業務効率や働きやすさを左右する大切なルールづくりでもあります。保存先やファイル名、フォルダ階層などを統一することで、探す時間を減らし、必要な情報にすぐアクセスできる環境を整えることができます。今回は、デジタル整理アドバイザー2級認定講師である、いわさきなおこ講師が実践している「デジタル整理のマイルール」をご紹介します。
クラウド保存や複数端末での管理方法、ファイル整理の工夫など、日々の仕事にも活かせる実践例をぜひ参考にしてください。
デジタル整理で実践している「マイルール」を教えてください
私が大切にしているルールのひとつは、データやファイルの保存先を、どのデバイスでも同じように使える場所にすることです。
PCからしかアクセスできない場所や、スマホにしかないアプリの使用はできるだけ避け、GoogleドライブやDropboxを保存先として活用しています。
以前は、「この端末にしか入っていないデータ」がある状態もありました。しかし、それでは作業場所や使用する端末が変わるたびに不便さが生まれてしまいます。
現在は、「どこにいても同じように仕事ができる状態」を基準に保存先を決めています。
また、「あとで整理しよう」をできるだけ作らないことも意識しています。
保存場所をその場で決めることで、後から探し回るストレスが大きく減りました。こうした保存ルールの明確化は、デジタル整理アドバイザー2級認定講座でも大切にしている考え方のひとつです。
そのルールを作ったきっかけは何ですか？
きっかけは、業務のオンライン化が進んだことです。
コロナ禍以前からZoomでのオンライン講座は開催していましたが、当時は対面の仕事も多く、ノートPC1台で仕事が回る状態でした。
しかし、コロナ禍以降、仕事のほぼ100％がオンラインへ移行し、扱う資料・画像・動画・共有ファイルなどのデータ量が一気に増えました。
画面の小さいノートPCでは作業効率が下がるため、自宅ではモニターの大きいデスクトップ型PC、外出先ではノートPCを使うようになりました。
そうなると必要になるのが、どちらのPCでも同じように仕事ができる環境づくりです。
「この資料はどこに保存したっけ？」
「このPCでは開けない…」
そんな小さなストレスが積み重なると、業務効率だけでなく、気持ちの余裕まで奪われてしまいます。だからこそ、探さなくても仕事が進むデータ整理の仕組みを整える必要性を強く感じ、ルール化するようになりました。
そのルールを実践してどのような変化がありましたか？
ルールを整えたことで、場所を選ばず、PC・スマホ・タブレットなど複数のデバイスから仕事が進められるようになりました。
以前は、外出先で問い合わせがあると
「戻り次第確認してご連絡します」
と返答することもありました。
しかし今は、PCを持っていなくてもスマホから確認でき、必要であればその場で作業することも可能です。
結果として、業務を「私の確認待ち」で止めてしまうことが減りました。
これは業務効率の面でも大きな変化でしたが、何よりも
「相手を待たせてしまって申し訳ない」
という精神的な負担が減ったことが一番大きかったと感じています。
また、移動中や隙間時間にも対応できるようになり、「まとまった時間がないと仕事が進まない」という状態からも抜け出せました。デジタル整理は、単なるファイル整理ではなく、自分の働き方そのものを整えることだと感じています。
クラウドとローカルの使い分けを教えてください
基本は、クラウドにデータやファイルを保存し、スマホやタブレットでもPCと同じように使える状態にしています。
ローカルに残るものは、ダウンロードしたファイルなど一時的なデータです。
必要なものは整理後にクラウドへ移動しています。
使い分けとしては、
- Dropbox：個人の仕事用
- Googleドライブ：共有・共同編集用
とルールを分けています。
Googleドライブは、チームとの資料共有や共同作業に便利です。
一方でDropboxは、個人的な作業データや共有しない情報の管理に使っています。
また、クラウド活用はバックアップ面でも大きな安心があります。
実際、1年半前に突然ノートPCが動かなくなったことがありました。
メーカーへ問い合わせてもサポート期間が終了しており、初期化もできない状態でした。
突然のトラブルでしたが、必要なファイルはクラウド保存していたため、別のPCからログインするだけで通常通り仕事を続けられました。
この経験から、端末の中だけに保存しないことの重要性を改めて実感しました。
現在のデジタル整理のマイルールにおける「今後の課題」はありますか？
業務の幅が広がるにつれて、フォルダの階層が深くなったり、分類方法を見直した方がわかりやすい状態になってきています。
現在進行中の仕事を効率化するためにも、自分の仕事の棚卸しを兼ねて、定期的にファイル整理の時間を取りたいと考えています。
以前はわかりやすかったルールでも、仕事内容や業務量が変わると、今の自分には合わなくなることがあります。
だからこそ、デジタル整理は一度整えたら終わりではなく、継続して見直すことが大切だと感じています。
この考え方も、デジタル整理アドバイザー2級認定講座で学ぶ「維持管理」の視点につながる部分です。
デジタル整理のマイルールを作るポイントは？
私が意識しているのは、特定の端末やアプリだけに依存しないことです。
スマホでしか使えない、PCでしか確認できない状態を避け、どのデバイスでも仕事が回るようにしています。
そのために、
- フォルダ分けの統一
- ファイルのネーミングルール
- 保存先の管理ルール
を明確にしています。
フォルダの大分類は、デジタルカレンダーの色分けと合わせています。
- 個人仕事
- 整理収納のチームの仕事
- 色彩心理の仕事
- プライベート
分類基準を統一することで、視覚的にも整理しやすくなり、
「これはどの仕事だったかな？」
と迷いにくくなりました。
また、仕事ごとのボリューム感や、どの分野に時間を使っているかも把握しやすくなりました。
ファイルのネーミングは、
「日付＋内容＋イベントや講座名」
を基本にしています。
内容を先にネーミングに入れることで、表示が省略されていても確認しやすいためです。
さらに、資料更新時には数字（v1・v2など）を付けてバージョン管理すると、最新データがわかりやすくなります。
デジタル整理は、単なるデータ管理ではなく、自分が心地よく働ける環境づくりだと感じています。
デジタル整理アドバイザー2級認定講座で学べること
「自己流でファイル整理をしているけれど、これで良いのかわからない」
「フォルダ整理やデータ整理のルールを、もっと効率的に整えたい」
そんな方に役立つのが、デジタル整理アドバイザー2級認定講座です。
講座では、
- データ整理の基本的な考え方
- ファイル整理のルールづくり
- フォルダ設計と分類方法
- ネーミングの考え方
- 検索しやすく管理しやすい環境づくり
- 継続して維持管理する仕組み
などを体系的に学ぶことができます。
いわさきなおこ講師のマイルール、参考になりましたでしょうか。
デジタル整理は、センスではなくルールの積み重ねです。
ファイル整理やフォルダ整理の方法を明確にすることで、データ整理の効率は大きく変わります。
まずは、今日からできる小さなルールづくりから始めてみてください。そして、デジタル整理を基礎から体系的に学びたい方は、デジタル整理アドバイザー2級認定講座もぜひ参考にしてみてください。
このコラムを書いた人：いわさき なおこ（デジタル整理アドバイザー®2級認定講師）
大手自動車メーカーで広告カタログ制作に9年間携わった後、結婚を機に退職。専業主婦15年目に整理収納と出会い、講師として活動をスタート。50歳でZoomと出会い、オンライン講師として活動したい人へ講座作りのプログラムなど、個性を活かした講師業スタイルの確立をサポート。苦手意識のあったデジタルツールの便利さに目覚め、今ではPCひとつで、やりたいことを好きな時に好きな場所でできるライフスタイルをおくっている。
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