【経理のペーパーレス化】進め方・コツや注意点を解説
請求書を印刷し、領収書を台紙に貼り、承認印をもらって、ファイルに綴じるなど、経理業務には、長い間、紙を前提としてきた作業が数多くあります。
近年では、請求書の受け取りや経費精算、会計処理などをデジタル化する企業が増えています。しかし、紙をスキャンしたり、クラウドサービスを導入したりするだけで、経理のペーパーレス化が完成するわけではありません。
大切なのは、書類をデジタルデータに変えることだけでなく、その後の確認、承認、保存、検索までを一つの流れとして整えることです。
本記事では、経理のペーパーレス化の進め方やコツ、注意点などを解説します。
1.経理のペーパーレス化とは？
まず、ペーパーレス化の定義や、求められている背景を解説します。
1-1.ペーパーレス化とは？
経理のペーパーレス化とは、請求書や領収書、見積書、納品書などを紙で管理する方法から、デジタルデータを中心とした管理方法へ移行することです。
たとえば、請求書をメールやクラウドサービスで受け取る、領収書をスマートフォンやスキャナーで読み取る、経費精算をオンラインで申請・承認する、会計ソフトへデータを連携するといった方法があります。
ペーパーレス化の目的は、単に紙を削減することではありません。書類の受け取りから確認、承認、会計処理、保存までの業務全体を見直し、効率よく管理できる仕組みをつくることです。
1-2.求められている背景
経理部門においてペーパーレス化が求められている背景には、クラウドサービスや会計システムの普及、働き方の変化があります。
紙の書類を前提とした業務では、確認や押印のためだけに出社しなければならないこともあります。デジタルデータで確認や承認ができれば、場所に左右されにくくなり、経理担当者だけでなく、申請する側の負担も減らせます。
また、電子帳簿保存法への対応も重要です。電子帳簿保存法によるデータ保存は、大きく「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の三つに分けられます。
会計ソフトなどで作成した帳簿や書類をデータのまま保存するものが電子帳簿等保存、紙で受け取った書類をスキャンして保存するものがスキャナ保存、メールやクラウドサービスなどを通じて受け取った請求書や領収書をデータのまま保存するものが電子取引データ保存です。
それぞれ保存の要件が異なるため、どの書類がどの区分に当たるのかを確認する必要があります。
2.経理のペーパーレス化の進め方
それでは、経理部門におけるペーパーレス化の進め方やポイント・コツを解説します。
2-1.進め方・流れ
まずは、現在の経理業務を洗い出します。
どのような書類を、誰が、どの方法で受け取り、誰が確認・承認し、最終的にどこへ保存しているのかを整理しましょう。
次に、紙を使っている業務と、すでにデジタル化されている業務を分けます。そのうえで、請求書の受領、経費精算、会計入力など、効果が見込める業務から段階的に進めます。
一度にすべてを変えようとすると、現場が混乱しやすくなります。まずは一つの業務や部署で試し、問題点を確認しながら対象を広げる方が現実的です。
導入するクラウドサービスやシステムを選ぶ際は、現在使用している会計ソフトとの連携、操作のしやすさ、アクセス権限、保存方法なども確認します。
最後に、誰が、いつ、どのように処理するのかという運用ルールを決め、社内で共有します。
2-2.ポイント・コツ
経理のペーパーレス化を進めるポイントは、「電子化」と「整理」を同時に考えることです。
請求書や領収書をデジタルデータにしても、保存場所やファイル名がばらばらでは、必要な書類を探すのに時間がかかります。紙の山がなくなった代わりに、クラウドの中で遭難してしまっては困ります。
まず、フォルダ構成を決めましょう。年度、取引先、書類の種類など、業務に合った分類方法を選びます。
たとえば、最上位を年度別にし、その下を「請求書」「領収書」「契約書」などの書類別にする方法があります。一方、取引先ごとに確認する機会が多い場合は、取引先別の方が使いやすいこともあります。
正解は一つではありません。実際に書類を探す場面を考え、誰にとっても分かりやすい構成にすることが大切です。
ファイル名についても、「日付・取引先名・書類名」など、一定の順序で付けるルールを決めます。検索しやすい名前を付けておけば、フォルダを開いて一つずつ確認する手間を減らすことができます。
3.経理のペーパーレス化に関する注意点
まず注意したいのは、紙の業務をそのままデジタルに置き換えないことです。
紙の申請書をPDFにしてメールで送り、承認した人が返信するだけでは、確認状況が分かりにくく、かえって管理が複雑になる場合があります。ペーパーレス化を機に、不要な作業や重複している手順がないかも見直しましょう。
また、電子帳簿保存法では、すべてのデータを同じ方法で保存すればよいわけではありません。
電子帳簿等保存は、会計ソフトなどで最初から作成した電子データを保存するものです。また、電子取引データ保存は、メールやクラウドサービスなどで受け取ったデータを、原則としてデータのまま保存するものです。これらは紙の書類を読み取る制度ではないため、通常、スキャン時の解像度や色数を設定するものではありません。
一方、紙で受け取った領収書や請求書をスキャンし、紙に代えて保存する場合は、「スキャナ保存」の要件を確認する必要があります。
スキャナ保存では、原則として200dpi相当以上の解像度で、赤・緑・青をそれぞれ256階調以上、いわゆる24ビットカラーで読み取ります。書類の種類によってはグレースケールで保存できる場合もありますが、領収書や請求書など、すべての書類を同じ設定で保存できるとは限りません。
スキャナーやスマートフォンの初期設定のまま読み取るのではなく、解像度や色数、保存方法が要件を満たしているか、あらかじめ確認しておきましょう。せっかく紙を処分した後で「保存要件を満たしていませんでした」となれば、笑うに笑えません。
さらに、電子帳簿保存法への対応では、画像の読み取り条件だけでなく、検索、表示、出力、データの訂正や削除への対応など、区分に応じた要件があります。法令や社内規定を確認し、必要に応じて税理士などの専門家へ相談することも大切です。
セキュリティ対策も欠かせません。経理書類には、取引先情報や金額、口座情報などが含まれます。アクセス権限を必要な人に限定し、退職や異動の際には速やかに見直しましょう。
新しいシステムを導入しても、使い方が共有されていなければ定着しません。担当者だけが分かる仕組みにせず、操作方法や保存ルールを文書にしておく必要があります。
便利な機能を盛り込みすぎると、今度はシステムを使いこなすことが新たな業務になってしまいます。機能の多さだけではなく、無理なく続けられるかという視点で選びましょう。
4.経理のペーパーレス化を進める場合には
経理のペーパーレス化には、紙や保管スペースの削減だけでなく、検索時間の短縮、承認作業の効率化、情報共有がしやすくなるなど、多くのメリットがあります。
一方で、書類をデジタルデータに変えるだけでは十分とはいえません。業務の流れ、保存場所、フォルダ構成、ファイル名、アクセス権限などをまとめて整えることが重要です。
まずは現在の業務を把握し、小さな範囲から始めて、実際の運用に合わせて改善していきましょう。
株式会社デジタル・ファイリング・ラボでは、身近なデジタル環境を快適に整えるための研究やサポートを行っています。また、デジタルデータを分かりやすく整理・管理するための知識と実践方法を伝える「デジタル整理アドバイザー」の育成にも取り組んでいます。
経理のペーパーレス化を、単なる紙の削減で終わらせず、誰もが迷わず使える仕組みへ。業務全体を見直す機会として、一歩ずつ進めていきましょう。
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このコラムを書いた人：福永 恵
（株式会社デジタル・ファイリング・ラボ 代表）
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デジタル整理アドバイザー認定講座草案者の一人。
整理収納アドバイザー、ScanSnapプレミアムアンバサダー。
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