ToDoとタスクとわたし

2024.11.6.

早いもので、もう年末が見えてきました。年末年始の予定が目白押し、加えて仕事のスケジュールが年末進行になったり、色々な調整に追われて、「もう〜〜〜やる事多すぎーーーー！」という方も多いのではないでしょうか。

毎日の生活や仕事をスムーズに進めたいとき、ToDoとタスクの管理はとても重要ですが、ToDoとタスク、それぞれの違いを簡単に説明しましょう。

「ToDo」は、単純に「やること」「やろうとしていること」。
「週末に買い物に行く」「家計簿をつける」「今月のコラムを書く！」「〇〇の資格を取得する」といったことです。
そして、例えば、「週末に買い物に行く」をToDoとした場合、そのタスクは「お店をリサーチする」「買い物リストをまとめる」といったことになります。タスクは行動を起こす事、つまり実行することなので、なるべく細かく分けて取り組みやすい形に整理するのがポイントです。

週末の買い物というToDoに対するタスクは単純でしたが、「資格をとる」といった大きなToDoの場合、複雑にタスクがわかれてきたり、ある程度の期間が必要になってきますよね。この場合は、とにかくタスクを洗い出したら、「今すぐできること」「時間がかかること」「他の人の協力が必要なこと」に分類し優先度を考えることも大事です。

そして、これらのToDoとタスクを管理するには、紙やノートに書き出したり、付箋を使って管理をする、という方もいると思いますが、デジタルツールをうまく使うと格段に管理が楽になりますよ^^

パソコンで管理するなら、人気の「Trello」や「Notion」などのアプリが便利で、視覚的に進捗を把握することができますが、私のおすすめは、Google ToDoリストです。
Googleカレンダーに付随していて、Googleのアカウントをもっていれば無料で使えます。

カレンダーと連動しているので、単純にリスト化されるだけでなく、このタスクをいつ頃やろうというスケジュールを設定することもできます。

ToDo/タスク管理のデジタル化をやってみよう！という方は、ぜひ入門編としてGoogle ToDoリストを使ってみてください。

私は今「今月のコラムを書く」というToDoを分解したタスクを実行しているわけですが、「コラムのテーマを探す」→「テーマに合わせて骨子を考える」→「粗原稿を書く」というタスクまでは先週終えました。そして今「既定の文字数に調整する」というタスクに取り組んでいるわけですが、この次は、「事務局のふくちさんに提出する」というタスク。

今朝、スマホのGoogleカレンダーを開くと、『「事務局のふくちさんに提出する」というタスクが2日オーバーしている』、というアラートが表示され、やばい！とデスクに向かうと、事務局のSlackには、「コラム、お待ちしています」というメッセージが💦

Google ToDoリストを使っても、締切を守れるわけではない、という事ですね。
ToDoとタスクをしっかり整理したら、便利なアプリを使って、あとは自分のやる気で乗り越えていきましょう〜！

　

株式会社 デジタル・ファイリング・ラボ
代表　福永恵