<認定講師コラムvol.20>認定講師に聞いた！デジタル整理のマイルール｜横田敦子講師が実践する共有を前提にしたファイル整理術

テレワークやクラウド活用が当たり前になった今、データ整理やファイル整理、フォルダ整理がうまくいかず、「データが見つからない」「ファイル整理が追いつかない」といった必要なデータの管理に悩みを抱える方は少なくありません。

実は、デジタル整理は単なる“片付け”ではなく、業務効率や情報共有の質を大きく左右する重要なスキルです。

本記事では、デジタル整理アドバイザー2級認定講師である横田敦子氏が実践している「デジタル整理のマイルール」をご紹介します。日々の業務やプライベートですぐに実践できるファイル整理・データ整理のコツをぜひ参考にしてください。

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私がデジタル整理で実践しているマイルールは、「共有を前提としたファイル整理のルールを決めること」と、「繰り返し使うものはテンプレート化すること」です。

具体的には、ファイル名をできる限り

「日付（8桁）_取引先名_内容」

に統一し、バージョンは数字で管理しています。

こうすることで、誰が見てもファイルを開かずに内容を推測でき、必要なデータを素早く見つけられます。

また、日常業務で繰り返し使用する資料やメール文面は、毎回一から作成するのではなく、定型文（テンプレート）として保存しています。データを再利用できる環境を作ることで、無駄な作業や迷いを減らしています。

このルールを作ったきっかけは、会社員時代の経験と独立後の苦労にあります。

以前、担当スタッフが長期休暇に入った際、顧客対応に必要なファイルがその人のローカル環境にしか保存されておらず、部署全体が大混乱になったことがありました。

この経験から、「自分だけが分かる管理」ではなく、「誰でも見つけられるフォルダ整理やファイル整理」が必要だと痛感しました。

また、独立当初は申請書類や領収書、よく送るメールを毎回作成していたため、多くの時間を費やしていました。

こうした見えない時間的コストを減らすためにも、テンプレート化やデータ整理の仕組みづくりを徹底するようになりました。

最大の変化は、「データを探す時間」と「どう作成するか迷う時間」が大幅に減ったことです。

ファイル名やフォルダ階層を統一したことで、不意の問い合わせにもスムーズに対応できるようになり、業務効率が大きく向上しました。

その結果、本来エネルギーを注ぐべき重要な業務に集中できるようになりました。

さらに、業務効率が向上したことで、大好きな韓国ドラマ鑑賞や推し活、少し手の込んだ料理づくりなど、プライベートの時間も確保できるようになりました。

デジタル整理によって、仕事だけでなく人生全体の質（QOL）が向上したと実感しています。

現在は、パソコンのドキュメントフォルダをGoogleドライブと同期させる方法を採用しています。

ローカルで編集や削除を行うと、クラウドにも自動で反映されるため、どちらの環境でも同じデータを扱うことができます。

また、パソコンの故障や買い替え時にもデータ移行が容易なため、バックアップ対策としても役立っています。

使用頻度の低いデータはアーカイブフォルダに移動し、普段の作業環境を見やすく保つよう心がけています。

さらに、子ども時代からの紙の写真はすべてデジタル化し、写真保存サービスで管理しています。

大量のアルバムを手放せただけでなく、入院中の母と昔の写真を一緒に見たり、友人との同窓会で思い出を共有したりと、デジタル化によるメリットを実感しています。

生成AIなどの新しいツールが普及する中で、データの質はこれまで以上に重要になっています。
AIを効果的に活用するためには、重複データや古いデータを放置しないことが欠かせません。

今後は、「不要なデータを定期的に見直し、削除する仕組み」をさらに整えていきたいと考えています。

また、デジタルネイティブ世代であっても、体系的なデジタル整理の考え方を学ぶ機会は多くありません。
今後は企業研修や教育現場などでもデジタル整理の重要性を伝え、社会全体の生産性向上につながる活動を広げていきたいと思っています。

マイルールを作るうえで大切なのは、「未来を見据えたスモールスタート」です。
過去の膨大なデータを一気に整理しようとすると、途中で挫折してしまうことが少なくありません。

まずは、
「今日から作成するファイルだけルールを適用する」
くらいの気持ちで始めることをおすすめします。

また、「とりあえず保存」をやめて、
「何のために保存するのか」
という目的を意識することも重要です。

さらに、WindowsのF2キーによるファイル名変更など、小さな時短術を取り入れながら楽しんで続けることが、デジタル整理を習慣化するコツです。

デジタル整理アドバイザー2級認定講座では、

• データ整理の基本
• ファイル整理・フォルダ整理の考え方
• 検索しやすい管理方法
• 継続できるデジタル整理の仕組みづくり

などを体系的に学ぶことができます。

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横田敦子講師のマイルール、参考になりましたでしょうか。

デジタル整理はセンスではなく、誰でも実践できる「ルールづくり」が重要です。

ファイル整理やフォルダ整理のルールを明確にすることで、必要なデータをすぐに見つけられる環境が整い、業務効率も大きく向上します。

認定講師ごとに整理方法や工夫は異なりますが、その土台となる考え方は共通しています。

まずは講座で基本を学び、自分に合ったデジタル整理のルールづくりを始めてみませんか。
講座の詳細は、デジタル整理アドバイザー2級認定講座のご案内ページをご覧ください。

このコラムを書いた人：横田 敦子（デジタル整理アドバイザー®2級認定講師）

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