OneDriveの整理方法！基本ルールや運用における注意点など

仕事やプライベートでクラウドストレージを利用する機会が増える中、OneDriveを活用している方も多いのではないでしょうか。

パソコンやスマートフォンから手軽にアクセスでき、写真や書類、各種データのバックアップにも便利なサービスです。しかし、使い続けるうちにフォルダが乱雑になり、「どこに何があるのか分からない」状態になってしまうこともあるでしょう。

本記事では、OneDriveの整理方法について、基本ルールや具体的な流れ、運用時の注意点まで分かりやすく解説します。

1.OneDriveの整理の必要性

OneDriveは、Microsoftが提供するクラウドストレージサービスで、インターネットを通じてデータを保存・管理できます。パソコン内のフォルダと同期できるため、日常的に使用している方も多いでしょう。

しかし、保存するだけで整理をしない状態が続くと、写真・書類・業務データが混在し、探す時間が増えてしまいます。クラウド上でも整理は必要です。

OneDriveを整理することには、次のようなメリットがあります。

• 必要なデータをすぐに見つけられる
• 容量を効率的に管理できる
• 外部共有時のミスを防げる
• バックアップデータの確認がしやすくなる

1-1.整理を怠るリスク

整理を怠ると、以下のような問題が起こり得ます。

• 同じデータが複数保存され、容量を圧迫する
• 古い書類を誤って使用してしまう
• 外部共有時に不要なフォルダまで見せてしまう
• 削除すべきデータが残り続ける

クラウドは無限に使えるように感じますが、容量には上限があります。定期的な整理・管理が不可欠です。

2. OneDriveの整理方法＆コツ

ここからは、OneDriveの整理方法を解説していきます。

2-1. 整理の基本・流れ

1）現状を把握する

まずはOneDrive全体を見渡し、どのようなフォルダ・写真・書類・データが保存されているかを確認します。

• フォルダ構成はどうなっているか
• 容量を多く使っている場所はどこか
• 共有設定が残っていないか
• 重複データはないか

「何がどこにあるのか」を把握することが整理の出発点です。

2）分類のねらいを決めて整理する

次に、「何のために分類するのか」という狙いを明確にします。

例：

• 仕事とプライベートを分けたい
• 共有データと個人データを区別したい
• 写真と書類を整理したい

狙いを決めたうえで、フォルダの再構築や不要データの削除を行います。

目的が曖昧なまま整理すると、再び混在しやすくなります。

3）ルールを決める

OneDriveを複数人で利用している場合は、保存ルールやフォルダ構成について合意を取ります。

• どこに何を保存するか
• ファイル名の付け方
• 共有フォルダの扱い

独断で進めると後々混乱が生じるため、関係者間での共有が重要です。

4）運用ルールを整え、周知する

決めたルールは明文化し、関係者に周知します。

特に、

• ファイル名の付け方
• 共有設定の方法
• 一時保存フォルダの扱い

などは、守られなければ形だけのルールになってしまいます。

5）定期的に整理・バックアップする

整理は一度で終わりではありません。

週1回・月1回など、定期的にフォルダやファイルを見直し、不要データを削除します。

また、自分たちにとって最適な保管場所（外部ストレージや別クラウドなど）へのバックアップも検討しましょう。

「整える → 維持する」ことが、安定した運用につながります。

3. OneDriveの整理・運用における注意点

最後に、OneDriveの整理や運用に関する注意点を解説します。

3-1.削除前のバックアップ確認

削除したデータはごみ箱に一定期間残りますが、最終的には完全に消えてしまいます。重要なデータは外部ストレージなどにバックアップしてから削除しましょう。

3-2.外部共有の設定確認

OneDriveはリンク共有が可能ですが、アクセス権限を「閲覧のみ」「編集可」など適切に設定することが重要です。誤った権限設定は情報漏えいにつながる恐れがあります。

3-3.容量の定期チェック

写真や動画は容量を大きく消費します。容量不足になる前に、不要データの削除やバックアップ先の分散を検討しましょう。

4. OneDriveの整理方法をチェック

今回は「OneDriveの整理方法」を解説しました。整理は、一度整えれば終わりではなく、継続的な管理が大切です。

基本ルールを決め、フォルダ・容量・共有設定を意識して運用することで、クラウドストレージはより安全で快適な環境になります。

デジタル・ファイリング・ラボでは、デジタルデータ整理・管理の考え方や実践方法について、初心者にも分かりやすく情報発信を行っています。

データに振り回されない環境づくりのために、ぜひ他のコラムもあわせてご覧ください。

デジタル・ファイリング・ラボが提供している「デジタル整理アドバイザー®講座」の詳細はこちら

このコラムを書いた人：梶岡 ルミ子
（株式会社デジタル・ファイリング・ラボ 取締役／デジタル整理アドバイザー®認定講師）

暮らしとデジタルの融合から生まれる“快適さ”を探求。
多様な書類管理と情報収集の経験をいかし、
デジタルを身近で楽しい存在に感じられるようサポートしている。