【ファイル共有の仕方】主な方法や注意すべきことを解説

仕事やプライベートを問わず、パソコンやスマートフォンでデータを扱う機会は年々増えています。その中で欠かせないのが「ファイル共有」です。

社内での資料共有、社外の取引先とのデータ受け渡し、写真や動画の共有など、目的や相手によって適切な方法を選ばなければ、情報漏えいや作業効率の低下につながることもあります。

本記事では、「ファイル共有の仕方」というテーマで、基本的な考え方から主な方法、注意点、役立つツール・サービスなどを分かりやすく解説します。

1.ファイル共有とは？

ファイル共有とは、作成したデータ（文書・画像・動画など）を複数人で閲覧・利用できるようにすることを指します。

単にデータを渡すことではなく、

• 誰がアクセスできるのか
• 編集できるのか閲覧のみか
• どこに保存されるのか
• どのくらいの期間共有するのか

といった「設計」まで含めて考えることが重要です。

以前はUSBメモリやCD-ROMなどの記憶媒体を使う方法が主流でしたが、現在はインターネットを利用したクラウドサービスの活用が一般的です。

2.ファイル共有の仕方・主な方法

ファイル共有の仕方は、大きく分けると「社内共有」と「社外共有」に分かれます。
さらに、継続的に利用する共有か、一時的な受け渡しかによって最適な方法は異なります。

ここでは「どのような仕組みなのか」という視点でファイル共有の仕方・方法を整理していきます。

2-1.社内で共有する場合

社内共有では、継続的に・複数人で・同時に利用することが前提になります。

主な共有の仕方・方法は以下の2種類です。

① 社内ネットワーク上の共有フォルダ（ファイルサーバー）

会社のネットワーク内にある共有フォルダへアクセスする方法です。
部署ごと・役職ごとにアクセス権限を設定できるため、機密情報の管理に向いています。

②クラウドストレージを社内利用する方法

インターネット上のクラウド環境にデータを保存し、社員がアクセスする方法です。
在宅勤務や複数拠点がある企業では特に有効です。
※具体的なサービス名や特徴は第4章で解説します。

2-2.社外の人と共有する場合

社外共有では、一時的な共有か、継続的な共同作業かによってファイル共有の仕方・方法を選びます。

① 共有リンクを発行する方法

クラウド上のファイルにアクセスできるURLを発行し、相手に送る方法です。
閲覧のみ・編集可能などの権限設定が可能です。

② ファイル転送サービスを使う方法

大容量データを一時的に送る場合に便利です。
ダウンロード期限を設定できるものが一般的です。
こちらも具体的なサービスは第4章で詳しく紹介します。

3. ファイルを共有する際に注意すべきこと

ファイルを共有する際に注意すべきこととして以下のことが挙げられます。

アクセス権限の設定

「誰が閲覧できるのか」「編集できるのか」を明確にし、不要な権限は付与しないことが重要です。原則は“必要最小限の権限設定”です。

情報漏えいへの対策

社外共有の場合、URLの転送や第三者の閲覧リスクがあります。
パスワード設定や有効期限の活用を検討しましょう。

ファイル名の管理ルール

ファイル名が曖昧だと、誤送信や混乱の原因になります。

例：「資料」→「yyyymmdd_営業会議資料」

社内・社外で共通のルールを決めておくことで、共有の効率は大きく向上します。

4. ファイル共有の際に役立つツール・サービス

第2章で紹介した共有方法を実現する代表的なツールを解説します。

クラウドストレージ型（社内・社外どちらにも対応）

Google が提供する Google Drive

無料プランから利用可能で、共有リンクの発行や編集権限の細かな設定が可能です。個人利用から仕事まで幅広く活用されています。

Microsoft が提供する OneDrive

無料プラン（容量制限あり）から利用でき、Windowsとの親和性が高く、仕事での社内利用にも向いています。

Dropbox

無料プラン（容量制限あり）と有料プランがあり、シンプルな操作性で社内外の共有に広く利用されています。

これらは「継続的な共有」や「共同作業」に適しています。

ファイル転送サービス型（主に社外向け）

ギガファイル便

無料で利用でき、会員登録不要で大容量ファイルを送信可能です。ダウンロード期限設定が可能で、一時的なデータ受け渡しに向いています。

5. ファイル共有の仕方をチェック

今回は「ファイル共有の仕方」に焦点を当てて解説しました。

ファイル共有は「便利だから使う」ものではなく、方法・権限・管理ルールを理解したうえで設計するものです。

• 保存場所は整理されているか
• アクセス権限は適切か
• 共有ルールは明文化されているか

これらを確認することで、仕事における情報共有のトラブルを未然に防ぐことができます。

ファイル共有を“作業”で終わらせず、“仕組み”として整えていきましょう。

デジタル・ファイリング・ラボが提供している「デジタル整理アドバイザー®講座」の詳細はこちら

このコラムを書いた人：梶岡 ルミ子
（株式会社デジタル・ファイリング・ラボ 取締役／デジタル整理アドバイザー®認定講師）

暮らしとデジタルの融合から生まれる“快適さ”を探求。
多様な書類管理と情報収集の経験をいかし、
デジタルを身近で楽しい存在に感じられるようサポートしている。