<認定講師コラムvol.24>認定講師に聞いた！デジタル整理のマイルール｜草野茜講師が実践するよく使うフォルダがすぐ見つかる整理術

テレワークやクラウド活用が当たり前になった今、データ整理やファイル整理、フォルダ整理がうまくいかず、「データが見つからない」「ファイル整理が追いつかない」といった悩みを抱える方は少なくありません。

実は、デジタル整理は単なる“片付け”ではなく、業務効率や情報共有の質を大きく左右する重要なスキルです。

本記事では、デジタル整理アドバイザー2級認定講師である草野茜氏が実践している「データ整理・ファイル整理のマイルール」をご紹介します。

「全部を完璧に整理するのは難しい」という方でも取り入れやすい、ちょっとした工夫です。ぜひ参考にしてください。

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「よく使うデータを、分かりやすく！」

というのが、私のデジタル整理のマイルールです。

ファイル整理やフォルダ整理をするときに、まずは「自分がよく使うデータか？」を考えるようにしています。

例えば、よく使うフォルダの名前の前に「◆」の記号を付けています。

こうすることで、パッと見たときに分かりやすいことはもちろん、よく使うフォルダをまとめて見つけやすくすることができます。

Windowsのエクスプローラーでフォルダを「名前」順に並べたとき、同じ記号を先頭に付けたフォルダがまとまって表示されるため、よく使うフォルダを見つけやすくなります。

例えば、

• ◆よく使うフォルダ
• ◆進行中フォルダ
• 請求書
• 過去資料

というようなイメージです。

「◆」が付いていることで視覚的にも分かりやすく、フォルダ名を一つひとつ確認しながら探す必要が減りました。

よく使うフォルダにすぐアクセスできるので、結果として業務効率の向上にもつながっていると思います。

これが、フォルダ整理に関しての私のマイルールです。

きっかけは、「デジタル整理勉強会」です。

デジタル整理勉強会は、月に1回開催されている、デジタル整理に関する知識やスキルを深めるためのオンライン（Zoom）勉強会です。

デジタル整理アドバイザー2級認定講座の受講者は、毎月の勉強会への参加やアーカイブ視聴ができます。2026年7月からは、デジタル整理アドバイザーをお持ちでない方も、有料（550円・税込）にて参加が可能です。

立場的に、ちょっと回し者のように聞こえるかもしれませんが（笑）、デジタルの世界は日々変化しています。

だからこそ、勉強会で新しい知識や方法を知り、「これ、自分にも使えそう」と思ったものを実際に試せるのは、とてもありがたいと感じています。

以前、その勉強会で福永代表が、「フォルダ名の先頭に記号を付けて、見つけやすくする」という方法を紹介されていました。

そこで、「自分だったら、どんな記号が分かりやすいかな？」と考え、試しに「◆」を付けてみたんです。

すると、よく使うフォルダがとても見つけやすくなりました。
教えてもらった方法をそのまま使うのではなく、自分が分かりやすい形に少し変えてみたことで、今のマイルールになりました。

私の場合、これまでに作成してきたフォルダがたくさんあり、すべてのフォルダを整理し直すのは、正直なところ難しいと感じていました。

ですが、このルールを実践することで、フォルダがたくさん並んでいても、よく使うフォルダを見つけやすくなりました。

視覚的にも分かりやすいので、探す時間を減らすことができています。

1回探すだけなら、それほど長い時間はかからないかもしれません。
でも、頻繁に開くフォルダだからこそ、その小さな時間短縮が積み重なっていくんですよね。

また、今まで感じていた「あのフォルダはどこだ！」と探すストレスもグッと減りました。

本当は、もっと完璧にファイル整理やフォルダ整理をしたい気持ちもあります。
でも、全部を一度にきれいにしようとすると大変です。

まずは、よく使うフォルダだけでも分かりやすくする。

それを無理なく続けられていることが、私にとっては大きな変化だと思っています。

クラウドとローカルの使い分けについても、「よく使うかどうか」を意識しています。

その中でも、もう一つ意識しているのが「更新するデータかどうか」です。

内容を書き換えたり、情報を追加したりするデータは、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Dropboxなどのクラウドに保存しています。

「更新する」データをクラウドに置いておけば、パソコンだけでなくスマートフォンからも確認や編集ができます。

そのため、外出先やちょっとしたスキマ時間にも資料を確認したり、作業を進めたりすることができます。

「家に帰らないと見られない」という状態ではなく、必要なときにアクセスできる。

私にとっては、それがクラウドを使う大きなメリットです。

仕事の状況に合わせて更新しやすくなるので、業務効率もかなり上がったと感じています。

一番よく使うデータについては、フォルダ整理やファイル整理ができているので、今のところ使いやすくできていると思います。
ただ、今後は優先順位の低い過去のデータについても、少しずつデジタル整理を進めていきたいです。

日々ファイルやフォルダは増えていきますし、過去のデータもこれからさらに増えていくと思います。
だからこそ、フォルダ構成や保存場所を含めて、もっと分かりやすく整理していきたいです。

過去のデータも、必要なときにすぐ取り出せるような状態にしておくことが理想です。

これから増えていくデータについても、クラウドやローカル、外付けハードディスクなど、それぞれの保存場所を分かりやすく使い分けながら、無理なく管理できる仕組みを作っていくことが今後の課題だと思っています。

ルールを決めようとすると、

「何を、どのようなルールにするといいんだろう？」

と悩んでしまうこともあるかもしれません。

ですが、最初から完璧なルールを作るのは、誰でも簡単なことではありません。
そもそも、どんなルールがいいのか、どこまで決めておけばいいのか迷うこともあると思います。

私自身もそうでした。

以前は、ファイルやフォルダを整理するときに、「完璧に分かりやすくしたい」と思っていました。
でも、細かく分類しすぎてフォルダを増やしすぎたり、階層が深くなったりすることもありました。
その結果、整理したはずなのに、かえってどこに保存したか分かりにくくなってしまったんです。

そこで、すべてを完璧に整理するのではなく、まずは「よく使うデータを、分かりやすくする」というところから見直してみました。

今回ご紹介した「◆」を付ける方法も、その中で実際に試してみて、今も続けているルールの一つです。

なので、最初から完璧なルールを作ろうとするのではなく、まずは「こうしてみよう」と決めて実践してみる。

すると、
「随分、使いやすくなったな」

とか、
「逆に、これはあまり意味がないかも」

といったことに気づくと思います。

そこで、また少し変えてみる。

運用しながら必要に応じて見直していくことで、少しずつ自分に合ったルールが見つかってくると思います。

デジタル整理は、「最初から完璧に整えること」ではなく、自分が使いやすい状態を少しずつ作っていくことなのではないでしょうか。

草野講師が実践している「よく使うデータを分かりやすくする」という考え方も、デジタル整理を行ううえで大切なポイントです。

デジタル整理アドバイザー2級認定講座では、データを単にきれいに並べるのではなく、自分自身が検索しやすく、管理しやすいデジタル環境を整えるための考え方を体系的に学びます。

講座では、例えば次のような内容を学ぶことができます。

• データ整理の基本的な考え方
• ファイル整理のルールづくり
• フォルダ整理や分類の方法
• 保存場所の考え方
• 検索しやすく管理しやすい環境づくり

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草野茜講師のマイルール、参考になりましたでしょうか？

デジタル整理は、センスではなく「ルール」で決まります。

ただ、最初からすべてを完璧に整理する必要はありません。

まずは草野講師のように、「自分がよく使うもの」「今、一番困っているところ」から見直してみるのも一つの方法です。

「何から整理すればいいのか分からない」
「自己流のファイル整理やフォルダ整理を一度見直したい」

そんな方は、デジタル整理アドバイザー2級認定講座で、データ整理の基本から体系的に学んでみてください。

このコラムを書いた人：草野 茜（デジタル整理アドバイザー®2級認定講師）

ホームページURL：草野茜「ことばの片づけブログ」

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