夫婦で共有するとラクになる！暮らしのデジタル整理術

執筆：デジタル整理アドバイザー2級認定講師　田中まき子

「子どもの行事予定、知らなかったよ！」
「保険の書類ってどこにある？」
「写真を見たいけど、どのアプリを見ればいい？」

夫婦で家庭運営を行うと、このようなやり取りが起こることがあります。家事や育児、手続きに関する情報は日々増えていきますが、その情報が片方にしか分からない状態になっていると、ちょっとした確認にも手間がかかりますよね。

夫婦や家族の情報共有をスムーズにするには、便利なアプリを使うだけではなく、「何を・どこで共有するのか」というルールを決めることも大切です。

私自身も、子どもたちが成長してスマートフォンを持つようになったことで、家族の予定の管理方法を見直しました。

以前は、冷蔵庫に貼った紙のカレンダーと、私自身が仕事やプライベートの予定を管理していたGoogleカレンダーに情報が分かれていました。そのため、家族の予定を確認するには、それぞれの情報を見る必要がありました。

そこで、家族でGoogleカレンダーを共有するようにしました。

すると、夫が車を使いたいときに自分でカレンダーを確認できたり、子どもたちが自分の予定を入力して、自分のスマートフォンで通知を受け取ったりできるようになりました。

特に私自身、「家族の予定を覚えておくのがお母さんの仕事」のようになっていた状態から手放せたことは、大きな変化でした。

今回は、そんな実体験も交えながら、夫婦を中心に、子どもも含めた家族で実践しやすいデジタル整理術をご紹介します。

1. 夫婦間の情報共有がうまくいかない理由

家族で共有したい情報があっても、なぜか「聞いていない」「知らなかった」ということが起こります。

その原因は、情報そのものよりも、情報の持ち方や共有方法にあるのかもしれません。まずは、夫婦間で情報共有が難しくなる理由を見ていきましょう。

1-1. 情報がそれぞれのスマホに分散している

予定や写真、学校からのお知らせなどが個人の端末に保存されたままになっていませんか。

必要なときに「どちらのスマホに入っていたっけ？」と探すことになり、確認作業が増えてしまいます。

私自身も以前は、家族の予定は冷蔵庫の紙のカレンダー、仕事や自分の予定はGoogleカレンダーというように、情報が分散していました。

子どもたちがスマートフォンを持つようになると、それぞれが自分の予定を管理するようになり、家族の予定を一つの場所で確認できる仕組みが必要になりました。

1-2. 管理する人が固定化している

家計管理は妻、契約関係は夫というように、家庭の中で情報を管理する人が固定されていることもあります。

もちろん、家族の中で担当を決めること自体が悪いわけではありません。

問題なのは、「その人しか分からない」という状態になってしまうことです。

整理収納の現場でも、家族の誰か一人だけがモノの場所や管理方法を把握しているケースがあります。情報についても同じで、一人に負担が集中すると、その人が不在のときや急な対応が必要になったときに困ることがあります。

1-3. 共有ルールが決まっていない

情報を共有する場所や方法が決まっていないと、「伝えたつもり」「聞いていない」といった行き違いが起こりやすくなります。

大切なのは、何でもかんでも共有することではありません。

「どんな情報を、誰が、どこで確認できるようにするのか」を家族に合わせて決めることが、デジタル整理では重要です。

2. 夫婦で共有すると便利な情報

家庭の中には、夫婦や家族で共有しておくと便利な情報がたくさんあります。

ただし、すべてを共有する必要があるわけではありません。家族の状況やライフスタイルに合わせて、「共有したほうがラクになるもの」から始めてみましょう。

2-1. 予定・スケジュール

子どもの学校行事、通院の予定、家族の旅行や記念日の予定などは、共有カレンダーにまとめるのがおすすめです。

私の家庭では、子どもたちがスマートフォンを持つようになったことをきっかけに、家族でGoogleカレンダーを使い始めました。

子ども自身が予定を入力し、塾などの予定には本人が通知を設定します。

以前は、私が時間を覚えておいて、出かける前に「そろそろ塾だよ」と声をかけていました。

今は子どものスマートフォンにも通知が届くので、私が外出していても、うっかり忘れていても、本人が自分で気づくことができます。

「覚えておくのがお母さんの仕事」のようになっていた部分を手放せたことで、私自身の精神的な負担もかなり減りました。

また、我が家は車が一台しかないため、車の使用予定も重要です。

夫が車を使いたいときにはGoogleカレンダーを確認し、私の予定が入っていなければ「今日は車を使うよ」と声をかけてくれます。

以前のように、お互いの予定をその都度確認する手間が減り、車の予定を調整するきっかけにもなっています。

2-2. 家計・契約情報

公共料金や家計簿などは、夫婦で確認できる家計簿アプリを利用する方法があります。

銀行口座やクレジットカードと連携して入出金を自動で記録できるものや、レシートを撮影するだけで入力できるものなど、さまざまなアプリがあります。

また、保険証券や住宅ローンの契約書類、保証書なども、必要に応じて夫婦で確認できる場所にまとめておくと、必要なときに探しやすくなります。

ただし、ここでも「夫婦だからすべて共有しなければいけない」と考える必要はありません。

我が家でも、子どものことや契約関係など、私が主に管理している情報があります。今のところ、それで家庭生活に困ってはいません。

「誰が管理するか」を無理に平等にするよりも、その家庭にとって無理なく続けられる方法を選ぶことが大切だと考えています。

2-3. 子どもの学校情報

近年では、学校からのお便りも紙の配布とデジタルでの配布があり、情報の管理方法も家庭によってさまざまです。

紙でもらった年間行事予定や習い事の案内などは、必要に応じてスキャンして家族で確認できる場所に保存する方法もあります。

一方で、我が家の場合、高校からのお知らせは保護者に直接メールで届くようになっています。中学校ではまだ紙のお便りもありますが、子どもが自分で持ち帰ったお便りを家庭内の決まった場所に貼ってくれるため、今のところスキャンする必要はありません。

このように、同じ「学校のお便り」でも、家庭や学校によって最適な管理方法は違います。

便利な方法を取り入れることよりも、「今の我が家に必要か？」を考えることが大切です。

2-4. 写真・動画データ

家族写真や動画データは、家族で共有できるクラウドサービスなどを活用する方法があります。

我が家ではGoogleフォトを利用し、家族で残したい写真を共有しています。

子どもたちがスマートフォンを持つようになってからは、それぞれの端末で撮影した写真も増えてきました。家族で残したい写真を共有する場所を決めておくことで、それぞれが必要な写真を確認しやすくなります。

子どもたちがスマートフォンを持つ前は、家族写真の多くが夫か私のスマートフォンに入っていたため、写真共有によって劇的にラクになったというより、家族が使う端末が増えたことに合わせて、保存・共有する場所を決めたという感覚です。

3. 夫婦で実践したいデジタル整理術

デジタル整理を始めるとき、「どのアプリが便利なのか」とツール探しから始めたくなるかもしれません。

しかし、最初に考えたいのは「何を使うか」ではなく、「どんな状態になったら家族がラクなのか」です。

家族で共有したい情報を整理してから、必要な仕組みを選んでいきましょう。

3-1. 共有ルールを決める

まずは「何を共有するのか」を家族で話し合ってみましょう。

例えば、

・日々の予定
・保証書や契約書
・子どものお便り
・思い出の写真や動画

など、どんな情報を共有したいのかを書き出すだけでも、必要なツールを考えるヒントになります。

ただし、すべてを共有する必要はありません。

私自身、家族で共有することでラクになる情報と、自分が管理していて困らない情報は分けて考えています。

「みんなが同じように分かっている状態」を目指すのではなく、「必要な人が必要な情報を確認できる状態」を目指すことがポイントです。

3-2. 情報ごとに管理する場所を決める

共有したい情報が決まったら、「何をどこで管理するのか」を分かりやすく決めておくことも重要です。

例えば、予定は共有カレンダー、書類はクラウド、写真や動画は写真共有サービスというように、それぞれの情報を管理する場所を決めておきます。

整理収納では、「モノの住所を決める」という考え方があります。

デジタル情報も同じです。

「この情報はここにある」と住所を決めておけば、必要なときにあちこち探す時間を減らすことができます。

3-3. 家族が使いやすい共有ツールを選ぶ

家族の情報を共有する方法としては、Googleカレンダー、Googleドライブ、iCloud、Dropbox、共有メモアプリなど、さまざまなツールがあります。

世の中には便利なツールがたくさんありますが、「もっと便利なものを」と複数のツールに手を出してしまうと、かえって保存場所が増えて管理が複雑になることもあります。

特に家族で使う場合は、機能の多さよりも、夫婦や家族みんなが無理なく操作できることを優先しましょう。

私の家庭でも、子どもたちがスマートフォンを持つようになったことをきっかけに、家族全員で予定を確認できる仕組みを取り入れました。

大切なのは、便利なツールをたくさん使うことではありません。

「家族が続けられること」を基準に選ぶことです。

4. 関係性を支える家族のインフラとしての役割

デジタル整理というと、「データを片付けること」や「探しやすくすること」が目的と思われがちです。

しかし、私自身が家庭でデジタル整理を取り入れて感じたのは、情報を整理することが、家族の役割やコミュニケーションにも影響するということでした。

子どもたちが自分で予定を入力し、自分のスマートフォンで通知を受け取るようになったことで、私は「予定を覚えて、時間になったら声をかける」という役割から少し離れることができました。

これは単に私がラクになっただけではありません。

子どもたち自身が自分の予定を管理するようになり、自分で確認するという意識も生まれたように感じています。

また、夫も家族の予定を自分で確認できるようになりました。

このように、情報を共有することで「聞く」「伝える」「覚えておく」といった作業を、特定の人だけが担わなくてもよくなることがあります。

ただし、私は「夫婦なら何でも共有すべき」とは考えていません。

家事シェアなどでも「すべてを公平に、同じように」と考えることがありますが、何でも均等に分けようとすると、かえって負担になったり、夫婦間の摩擦につながったりすることもあります。

整理収納の仕事でも、暮らし方や家族構成は一つひとつ違います。

人が違えば、暮らし方も違う。

だからこそ、「これは共有したほうがラク」「これは今のところ私が管理していて困らない」というように、それぞれの家庭に合った仕組みを考えることが大切です。

必要な情報を、必要な人が、必要なときに取り出せる。

そんな状態をつくることが、デジタル整理における「家族のインフラ」なのではないでしょうか。

5. 夫婦で情報を共有すると暮らしはもっとラクになる

ここまでご紹介したように、暮らしの中には夫婦や家族で共有しておくと便利な情報がたくさんあります。

一方で、すべての情報を家族全員で共有する必要があるわけでもありません。

大切なのは、「何を共有すれば、自分たちの暮らしがラクになるのか」を考えることです。

私自身も、子どもたちがスマートフォンを持ったことをきっかけに、それまでの予定管理の仕組みを見直しました。

新しいモノやサービスが暮らしに入ってきたら、それに合わせて仕組みも変えていく。

これは、モノの整理収納でもデジタル整理でも同じだと考えています。

まずは一つの情報からでも構いません。

「これは家族で共有したほうがラクかも」と思うものを一つ選び、共有する場所や方法を決めてみましょう。

情報共有の仕組みが整うことで、「聞く」「探す」「確認する」手間が減り、家族それぞれが自分で動きやすい環境につながります。

そして何より、家族の誰か一人がすべてを覚えておかなくてもよい暮らしをつくることができます。

デジタル整理は、データをきれいに並べることだけが目的ではありません。

家族が自分たちらしく、無理なく暮らしていくための仕組みづくりでもあるのです。

デジタル整理アドバイザー®認定講座では、家庭や仕事で役立つデジタル整理の考え方や実践方法を学ぶことができます。

「データがどこにあるか分からない」「家族との情報共有がうまくいかない」など、デジタルデータの管理にお悩みの方は、ぜひ活用してみてください。

デジタル・ファイリング・ラボが提供している「デジタル整理アドバイザー®講座」の詳細はこちら

このコラムを書いた人：田中まきこ（デジタル整理アドバイザー2級認定講師）

某メーカーの商品開発部に６年間所属。IllustratorやPhotoshopを学び、企画から商品デザインまで携わってきました。当時は、日々いくつものデータを生み出す現場で、データの紛失問題は非常に大きな課題でした。 現在は整理収納アドバイザーとして活動する傍ら、Googleworkspaceを活用し、団体での活動も行っています。その中で、クラウドサービスはあくまで『スペース』を提供してもらうだけであり、データ管理方法が共通認識として定着されていなければ仕事は円滑に回らないのだということにも気づきました。今や、データは共有する時代です。たくさん方にデジタル整理を広げてゆければと思っています。

ホームページURL：https://personalliving.jp