共有フォルダの整理例を紹介！管理のコツも解説

「このファイル、どこに保存しましたっけ？」
と聞かれ、置いたはずのフォルダを開くけれど、見当たらない。

共有フォルダを開き、階層をたどり、
似たようなファイル名を開いては閉じ、開いては閉じ……。

そのあいだにも、刻々と時間は過ぎていく。

チームの誰かが、きっと一度は経験している光景ではないでしょうか。

共有フォルダは便利です。
でも、整理の方法を決めないまま運用すると、あっという間に“データの物置”になります。

今回は、共有フォルダの整理例を具体的にご紹介しながら、管理のルールやNG例まで、わかりやすく解説していきます。

共有フォルダの整理例

共有フォルダの整理は、大きく分けて「何を軸に分類するか」で決まります。
まず大切なのは、分類する目的を決めること。
目的がはっきりすれば、構造は自然と整っていきます。
それが、“誰が見ても迷わない構造”につながります。

部署別に分ける場合

もっとも王道なのが、部署別のフォルダ構成です。

共有フォルダ
├ 営業部
├ 総務部
└ 経理部

その下に、業務内容ごとのフォルダを作成します。

営業部
├ 見積書
├ 契約書
└ 提案資料

誰（部署）が、どんな目的（業務）で使うのかが明確になります。

ただし、複数部署にまたがるデータを二重保存しないよう、保存ルールを決めておきましょう。

プロジェクト別に分ける場合

期間や目的がはっきりしている業務には、プロジェクト別の整理方法が有効です。

共有フォルダ
 ├ 2026_新商品開発
 ├ 2026_展示会準備
 └ 2025_社内研修

終了後は「アーカイブ」フォルダへ移動。
年度単位でまとめておくと、フォルダ単位で保管やバックアップがしやすくなります。

さらに、フォルダごとに保存年限のルールを決めておけば、「いつ削除するか」が明確になります。
その結果、ストレージを圧迫せずに済みますし、削除作業にかける労力も最小限に抑えられます。

コスト面でも、時間面でも、とても理想的な管理方法です。

用途別に分ける場合

業務の種類が明確な場合は、用途別もわかりやすい整理例です。

共有フォルダ
├ テンプレート
├ マニュアル
├ 申請書
└ 共有資料

この場合、ファイル名のルールが整理の質を左右します。

例：

2026_04_請求書_株式会社〇〇.xlsx

日付・内容・対象が入っていれば、検索しても見つけやすくなります。
いちいちファイルを開いて確認しなくても、検索結果から「これ！」とすぐに見つけられます。

NG例：階層が深すぎる

営業部
└ 2026
　 └ 4月
　 　 └ 顧客別
　　 　└ 提案書

階層が深くなりすぎると、目的のデータにたどり着くまでが遠くなります。
共有フォルダの階層は3〜4段階程度を目安にしましょう。

「きれいに分類したい」と思うあまり、地下深くまで潜り込んでしまわないように。

共有フォルダの整理・管理のコツ

共有フォルダの整理は、一度整えて終わりではありません。
管理の仕組みがなければ、いつの間にか“なんとなく運用”に戻ってしまいます。

折に触れてルールを見直しながら、少しずつ整え続けることが大切です。

ルールを決めて共有する

共有フォルダの整理方法は、必ずルール化します。

• 日付は「YYYYMMDD」で統一
• ファイル名に内容を必ず含める
• 保存先は一か所のみ
• 不要データは削除対象へ移動

ルールは口約束ではなく、文書化して共有しましょう。
いつでも、誰でも確認できる場所に、きちんとまとめておきます。

せっかく作ったルールも、見つけられなければ意味がありません。
曖昧さは、データの散らかりに直結します。

定期的に見直す

共有フォルダは放置すると、確実に肥大化します。

• 半年ごとに不要ファイルを削除
• 重複データの確認
• 古いフォルダをアーカイブへ移動

整理とは「保存」だけでなく、「削除」まで含めて完成です。

フォルダ単位で管理する

個別ファイルではなく、フォルダ単位で管理できる構造にしておくことが重要です。

年度やプロジェクトごとなど、フォルダ単位で整理しておけば、

• バックアップや移動
• 保管
• 保存
• 削除

が一括で行えます。
アップデートしながら管理する「保管」と、
書き換えずに維持する「保存」を分けて運用することも容易になります。

これは管理効率だけでなく、ストレージ運用の観点でも大きな差になります。

アクセス権を適切に設定する

共有フォルダは「誰でも編集可」にしているケースも多いですが、
誤削除や上書きのリスクもあります。

閲覧のみ、編集可などの権限設定を見直すことも、整理の一部です。

デジタルファイルの整理術を学ぶなら

共有フォルダの整理は、単なる片づけではありません。

• 分類方法の設計
• 階層の考え方
• ファイル名ルール
• バックアップと保管の考え方

これらを体系的に理解すると、整理は格段に楽になります。

個人のパソコン整理だけでなく、チームの共有フォルダ管理まで対応できる力を身につけることで、業務効率は大きく変わります。

共有フォルダを整理する場合には

共有フォルダの整理例をいくつかご紹介しましたが、
大切なのは「自分たちの業務に合う方法を選ぶこと」です。

• 分類軸を決める
• 階層を深くしすぎない
• ファイル名のルールを統一する
• 定期的に削除する

整理とは、探す時間を減らすための投資です。

共有フォルダが整うと、
会議中に固まる時間が減ります。
「あれ、どこだっけ？」が減ります。

そして何より、チームの空気が少し軽くなります。

共有フォルダの整理は、地味ですが確実に効く改善策。
今日、ひとつフォルダを見直すところから始めてみませんか。

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このコラムを書いた人：福永 恵
（株式会社デジタル・ファイリング・ラボ 代表）

デジタル整理®の力で、誰もが快適に働ける環境を。
デジタル整理アドバイザー認定講座草案者の一人。
整理収納アドバイザー、ScanSnapプレミアムアンバサダー。
ファイル名にも人生にも、“迷わないルール”を。