フォルダ・ファイルの違いって？パソコンのデータ整理についても
パソコンを使っていると、
「このデータ、どこに保存したっけ？」
「フォルダとファイルって、結局なにが違うの？」
そんな場面に、ふと立ち止まることはありませんか。
毎日のようにパソコンを触っていても、
意外と“言葉の意味”はあいまいなまま使っているものです。
フォルダもファイルも、存在は知っている。
でも説明しようとすると、少し言葉に詰まる——
それ、まったく珍しいことではありません。今回は、フォルダとファイルの違いを軸に、
パソコンのデータ整理を考えるための基本を、
できるだけわかりやすく、肩の力を抜いてお話ししたいと思います。
フォルダ・ファイルの違い
フォルダとファイルは、パソコンの中では切っても切れない関係です。
まずは、それぞれの役割を整理してみましょう。
フォルダとは？
フォルダは、ひと言で言えば入れ物です。
中にデータそのものが入っているわけではなく、
ファイルをまとめて入れておくための箱のような存在。
書類をそのまま床に並べるより、
「請求書」「契約書」「写真」などのファイルに分けた方が探しやすいですよね。
パソコンのフォルダも、考え方はそれと同じです。
作り方（Windows／Mac共通の考え方）
フォルダの作成は、とてもシンプルです。
- 保存したい場所（デスクトップや別のフォルダ）を表示
- 右クリック（Macの場合はcontrol＋クリック）
- 「新規作成」→「フォルダ」を選択
- 名前を付ける
たったこれだけ。
フォルダはいくつ作っても中身が増えるわけではないので、
整理のために作ることを、ためらう必要はありません。
ファイルとは？
一方、ファイルはデータそのものです。
文書、画像、表計算、PDFなど、実際に中身があるのがこちら（ファイル）。
ファイルには「形式」があり、
・Word
・Excel
・PDF
・画像（JPEG、PNG など）
といったように、使うアプリケーションとセットで存在します。
それぞれのファイルは、対応するアプリケーションが決まっており、どの形式のファイルなのかによって、開く・編集する方法も変わります。
フォルダは“入れ物”、ファイルは“中身”。
この関係を押さえておくだけで、
保存や整理の迷いは、かなり減ります。
フォルダ・ファイル整理の基本とコツ
では、どう整理するとラクになるのでしょうか。
ポイントは、フォルダで整理し、ファイルを増やしすぎないことです。
① フォルダは「用途」で分ける
「仕事」「プライベート」「写真」など、
まずは大きな括りでフォルダを作ります。
細かくしすぎないのがコツです。1つのフォルダの中に、複数のファイルが入っていても問題ありません。
大切なのは数よりも、「何が入っているか」が想像できることです。
② ファイル名は“あとで見ても分かる名前”に
「資料」「新しいファイル」
——この名前、心当たりはありませんか。
日付や内容を入れるだけで、探す時間は激減します。
③ デスクトップは仮置き場
デスクトップに複数のファイルが並び始めたら、
それは「後で整理します」というサイン。
溜め込まず、フォルダへ移動させましょう。
パソコンのデータ整理を学ぶなら
フォルダとファイルの違いが分かっても、
実際のパソコン環境に落とし込むのは、案外むずかしいものです。
「自分なりにやっているけれど、これで正解？」
「複数人で使うフォルダになると、急に混乱する」
そんな声から生まれたのが、
デジタル整理アドバイザー®という学びの場です。
単なる操作説明ではなく、
・どう分類するか
・どう保存するか
・どうすれば探しやすくなるか
考え方から整理することで、
パソコンとの距離感が、ぐっと縮まります。
フォルダとファイルの違いについて
フォルダとファイルの違いは、知識としてはとても基本的です。
けれど、その“基本”があいまいなまま使い続けると、
データは少しずつ、確実に迷子になります。
整理とは、特別なスキルではありません。
ちょっとした理解と、少しのルール。
それだけで、パソコンの中は驚くほど扱いやすくなります。
フォルダとファイルの違いを知ることは、
データ整理の第一歩。
もし「ここ、ちゃんと整えたいな」と感じたら、
学ぶという選択肢があることも、思い出してみてください。
そこから、共有フォルダは確実に変わっていきます。
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このコラムを書いた人：福永 恵
（株式会社デジタル・ファイリング・ラボ 代表）
デジタル整理®の力で、誰もが快適に働ける環境を。
デジタル整理アドバイザー認定講座草案者の一人。
整理収納アドバイザー、ScanSnapプレミアムアンバサダー。
ファイル名にも人生にも、“迷わないルール”を。