社内の文書管理を効率化するには？具体的な方法を詳しく解説
社内の文書管理に「時間がかかる」「必要な資料がすぐ見つからない」「紙とデジタルが混在していて管理が煩雑」といった悩みを抱えている企業は少なくありません。
文書管理の非効率は、業務の停滞やミスの原因となり、生産性の低下にも直結します。
本記事では、文書管理とは何かという基本から、文書管理を効率化する具体的な方法までを分かりやすく解説します。
紙文書・デジタル文書の整理や分類、ルールづくり、ツール・システム活用のポイントを押さえ、社内全体で実践できる文書管理の考え方を身につけましょう。
- 1. 1.文書管理とは？
- 1.1. 1-1.効率化するメリット
- 1.2. 1-2.文書管理の基本
- 1.2.1. ① 文書を「整理」する
- 1.2.2. ③ 適切に「保管」する
- 1.2.3. ④ ルールを決めて「運用」する
- 1.3. 1-3.紙データとデジタルデータでは文書管理の考え方が違う
- 1.4. 1-4. なぜ今、文書管理が重要なのか（DX・ペーパーレス時代の背景）
- 2. 2.文書管理を効率化するには？
- 2.1. 2-1.文書管理ルールを明確にする【最優先】
- 2.2. 2-2. 紙文書とデジタル文書を分けて整理・分類する
- 2.3. 2-3.フォルダ構成・ファイル名を統一する
- 2.4. 2-4. 文書管理システム・ツールを適切に活用する
- 2.5. 2-5. 社内で運用できる仕組みをつくる
- 2.6. 2-6. 文書管理を担える人材を育てる【差別化ポイント】
- 3. 3.文書管理を効率化するためには
1.文書管理とは？
文書管理とは、社内で日々発生・共有・保管される文書やデータを、一定の基準とルールに基づいて整理・分類・保管・活用する仕組みづくりのことを指します。
単に書類をしまっておく行為ではなく、情報を「使える状態」で維持し続けるための業務プロセスが文書管理です。
対象となる文書には、以下のようなものがあります。
- 契約書・見積書・請求書などの業務文書
- 会議資料・報告書・社内マニュアル
- 顧客情報・事例資料
- PDF、Word、Excelなどのデジタルデータ
- 紙で保管されている過去の書類 など
このように、文書管理は紙とデジタルの両方を含む広い概念であり、どちらか一方だけを整えても十分とはいえません。
1-1.効率化するメリット
文書管理を効率化する最大のメリットは、「探す時間」を減らせることです。
社内での業務時間の多くは、資料を探したり、確認したり、再作成したりすることに費やされています。
文書管理が整っていないと、同じ文書を何度も作り直す、過去の事例が活かせないといった無駄が発生します。
文書管理を効率化することで、次のような効果が期待できます。
1-2.文書管理の基本
文書管理を効率化するためには、まず基本的な考え方と手順を押さえることが重要です。
場当たり的に整理を行うのではなく、以下のポイントを意識して進めましょう。
① 文書を「整理」する
最初に行うべきは、文書の整理です。紙・デジタルを問わず、「現在の業務で必要な文書」「一定期間保管が必要な文書」「不要な文書」に分け、不要なものは処分または削除します。文書量そのものを減らすことで、管理の負担は大きく軽減されます。
③ 適切に「保管」する
紙文書はファイルやキャビネット、デジタル文書は共有フォルダやクラウドツールなど、文書の特性に合った保管方法を選びます。保管場所は「誰が見ても分かる」状態にし、個人任せにしないことが重要です。
④ ルールを決めて「運用」する
文書管理は、ルールがなければ長続きしません。フォルダ構成、ファイル名の付け方、保存期限などを社内ルールとして明文化し、継続的に運用できる仕組みを整えましょう。
文書管理の基本は、整理・分類・保管・ルール化の4つをバランスよく整えることです。これらを押さえることで、紙とデジタルが混在する社内環境でも、無理なく文書管理を効率化できます。
1-3.紙データとデジタルデータでは文書管理の考え方が違う
紙データとデジタルデータでは、文書管理の考え方や注意点が大きく異なります。
同じ「文書」でも、管理方法を紙の延長で考えてしまうと、デジタル文書はかえって探しにくくなってしまいます。
紙データの管理では、物理的な保管場所が限られているため、自然と取捨選択が行われるという特徴があります。
ファイルやキャビネットの容量に制限があるため、「必要なものだけを残す」「分類をシンプルにする」といった判断がしやすく、目で見て把握できる安心感があります。
一方、デジタルデータは保存容量に余裕があるため、「とりあえず残す」「とりあえず保存する」ことが容易です。
その結果、同じようなファイルが増え続け、フォルダ構成やファイル名のルールが曖昧なままだと、検索しても目的の文書にたどり着けない状態になりがちです。
また、紙データは「置き場所」で管理できますが、デジタルデータは 分類・ファイル名・保存場所・検索性といった“見えないルール”によって管理されます。
このルールが整理されていないと、個人のPCやクラウドに文書が分散し、情報の属人化や業務効率の低下を招いてしまいます。
そのため、文書管理を効率化するには、紙とデジタルを同じ感覚で扱うのではなく、 それぞれの特性を理解したうえで、管理方法を使い分ける視点が欠かせません。
特にデジタル文書は、「整理・分類の考え方」を明確にし、社内で共通認識を持つことが重要です。
1-4. なぜ今、文書管理が重要なのか（DX・ペーパーレス時代の背景）
近年、文書管理の重要性が急速に高まっている背景には、業務のデジタル化（DX）と働き方の変化があります。
ペーパーレス化やクラウドツールの普及により、紙文書は減少しつつある一方で、デジタル文書の量は年々増え続けています。
その結果、多くの企業で次のような課題が顕在化しています。
- 文書が個人のPCやクラウドに分散している
- 同じ内容のファイルが複数存在している
- 最新版の文書がどれか分からない
- 退職・異動時に文書の所在が分からなくなる
これは、紙からデジタルに移行したにもかかわらず、文書管理の考え方やルールがアップデートされていないことが原因です。
また、テレワークやハイブリッドワークの普及により、「その場に行かないと見られない文書」「特定の人しか分からない管理方法」は、業務の大きなボトルネックになっています。
今や文書管理は、個人の工夫ではなく、組織として取り組むべき経営・業務基盤の一部といえるでしょう。
こうした背景から、文書管理には
- 紙とデジタルを横断して整理・分類できる視点
- 社内全体で共有できるルール設計
- 継続的に運用できる仕組みづくり
が強く求められています。
その土台となる考え方を身につけることが、文書管理を一過性の改善で終わらせず、業務効率化やDX推進につなげる鍵となるのです。
2.文書管理を効率化するには？
文書管理を効率化するためには、単にシステムやツールを導入するだけでは不十分です。
重要なのは、「人が迷わず使える仕組み」を段階的に整えることです。
ここでは、多くの企業で成果が出ている実践的な方法を、優先順位の高い順に解説します。
なお、こうした文書管理の効率化を進めるうえでは、ツールやシステムの知識だけでなく、整理・分類・ルール設計といった基本的な考え方を理解していることが欠かせません。
その土台となる視点をデジタル文書に特化して体系的に学べるのが、デジタル整理アドバイザー認定講座です。
2-1.文書管理ルールを明確にする【最優先】
文書管理の効率化で最も重要なのが、社内ルールの明確化です。
ルールが決まっていない状態では、どれだけ優れたツールを導入しても混乱を招いてしまいます。
最低限、以下の点は必ず決めておきましょう。
- 文書の分類基準（部署別・業務別・案件別など）
- フォルダ構成の考え方
- ファイル名の付け方（例：日付＋内容＋版数）
- 保存場所（個人PC／共有フォルダ／クラウド）
- 完了文書と作業中文書の区別
ポイントは、「一部の人だけが分かるルール」にしないことです。
誰が見ても判断できるシンプルなルールこそ、文書管理を定着させます。
2-2. 紙文書とデジタル文書を分けて整理・分類する
多くの企業がつまずく原因が、紙とデジタルが混在したまま管理していることです。
まずは、紙文書を次の3つに分けて考えます。
- 今後も紙で保管が必要な文書
- デジタル化して管理できる文書
- 不要・期限切れの文書
紙文書を減らすことで、管理スペースと管理時間の両方を削減できます。
デジタル化した文書も、ルールに沿って分類・保管することが重要です。
2-3.フォルダ構成・ファイル名を統一する
文書管理の効率は、フォルダ構成とファイル名の分かりやすさで大きく左右されます。
検索に頼りきるのではなく、見ただけで内容が分かる構成を意識しましょう。
例）
フォルダ名構成：「年度 ＞ 業務内容 ＞ 案件名」
ファイル名：「20260401_契約書_◯◯株式会社_ver01」
このように統一することで、
- 文書の重複防止
- 最新版の把握
- 引き継ぎ時の混乱防止
につながります。
2-4. 文書管理システム・ツールを適切に活用する
社内文書が増えてきたら、文書管理システムやクラウドツールの活用も有効です。
検索機能、アクセス権設定、履歴管理などを活用することで、管理負担を軽減できます。
ただし注意したいのは、「ツール導入＝文書管理の完成」ではないという点です。
導入前に、
- 管理したい文書の種類
- 運用ルール
- 社内のITリテラシー
を整理しておくことで、ツールは初めて効果を発揮します。
2-5. 社内で運用できる仕組みをつくる
文書管理は、一度整えただけでは維持できません。
社内全体で運用できる体制づくりが不可欠です。
- 文書管理ルールをマニュアル化する
- 定期的に見直し・改善を行う
- 担当者や相談窓口を決める
特に重要なのが、「文書管理の考え方」を共有することです。研修や定期的な見直しを行うことで、文書管理の質は継続的に向上します。 その土台となる知識がないと、ルールは形骸化してしまいます。
2-6. 文書管理を担える人材を育てる【差別化ポイント】
文書管理を本質的に効率化するためには、文書整理・デジタル整理の考え方を理解した人材の存在が欠かせません。
そこで注目されているのが、デジタル整理アドバイザー認定講座です。
文書管理を仕組みとして定着させるためには、「誰かが分かっている」状態ではなく、社内で共通の考え方を持つ人材を育てることが重要です。
デジタル整理アドバイザー認定講座では、文書管理の基本となる整理・分類の考え方から、紙とデジタルを横断した管理視点、社内で運用できるルール設計までを体系的に学ぶことができます。
- 文書管理の基本である整理・分類の考え方
- 紙とデジタルを横断した管理視点
- 社内で仕組み化するためのルール設計
を体系的に学ぶことで、文書管理を「個人作業」から「組織の仕組み」へと引き上げることができます。
3.文書管理を効率化するためには
文書管理の効率化は、単なる「整理」ではなく、業務改善・生産性向上につながる重要な取り組みです。
紙・デジタルの整理、分類ルールの整備、システム活用を段階的に進めることで、社内の情報環境は大きく変わります。
特に近年は、デジタル文書の整理スキルが企業に強く求められています。
その基礎から体系的に学べるのが、デジタル整理アドバイザー認定講座です。
デジタル整理の考え方や文書管理の基本ルールを学ぶことで、
- 個人のPC整理ができ、文書の属人化を防ぐことができる
- 社内文書管理の改善提案ができる
- 仕組みづくりを主導できる
- DX・ペーパーレス推進の土台を築ける
といった力が身につきます。
文書管理やデジタル整理に課題を感じている次の方は、デジタル・ファイリング・ラボが提供する講座・サポートを、ぜひご活用ください。
- 管理部門・総務・バックオフィス担当者
- 社内の文書管理・DX推進を任された方
- 業務改善プロジェクト担当者
- 講師・コンサル志向の方
文書管理を「探す時間の削減」から「働き方改革」へとつなげる第一歩になるはずです。
デジタル・ファイリング・ラボが提供している「デジタル整理アドバイザー®講座」の詳細はこちら
このコラムを書いた人：有賀 照枝
（株式会社デジタル・ファイリング・ラボ 取締役／デジタル整理アドバイザー®認定講師）
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