書類電子化のやり方は？方法やコツ・注意点を解説

「書類が多すぎて管理が追いつかない」「探したい資料がすぐに見つからない」「オフィスが紙だらけで雑然としている」——
こうした悩みを抱えている個人や企業は少なくありません。

業務の効率化や保管スペースの削減、情報共有の円滑化を目指して、書類の電子化に取り組む動きが広がっています。

しかし、いざ始めようと思っても、「何から手をつければいいのかわからない」「スキャンしたあとの整理が不安」など、つまずきポイントも多いものです。

この記事では、書類電子化のやり方・手順を中心に、メリットや効率化のコツ、注意点まで網羅的に解説します。はじめての方でも取り組みやすいよう、実践的な視点でご案内します。

書類電子化のメリット

書類の電子化には、単なる「ペーパーレス化」にとどまらず、以下のような多面的なメリットがあります。

 ■ 保管スペースの削減

紙の書類はかさばるため、長年保存しているとキャビネットや書庫があっという間にいっぱいになります。データ化すれば、紙数千枚分の情報がUSBやクラウド上に収まり、場所を取らないという大きな利点があります。特に、都市部の限られたスペースを有効活用したい企業にとって、保管スペース削減は大きな価値があります。

■ 管理性・検索性の向上

電子化された文書は、フォルダで分類・整理し、キーワード検索やタグ付けによって瞬時に目的のデータにアクセスできます。紙書類のように、ひとつひとつ目視で探す必要がなくなり、業務の効率性が大幅にアップします。

■ 情報共有がスムーズに

クラウド保存された書類であれば、離れた拠点や在宅勤務中でもリアルタイムで同じ資料を共有できます。FAXや郵送に頼らずに済むため、業務スピードの加速にもつながります。

■ 紛失リスク・災害リスクの軽減

紙の書類は、水害・火災・劣化・紛失といったリスクがあります。
しかし、データ化すればバックアップやバージョン管理が可能。重要な情報を安全に保管・復元できる体制を構築できます。

■ コスト削減

紙の印刷代・コピー代・ファイリング用品・郵送費・倉庫保管料など、紙にまつわるコストは積み重なると意外に高額です。電子化によって、これらの費用を中長期的に大幅削減することが可能です。

書類電子化のやり方

では、実際に書類を電子化するにはどのような手順で進めればよいのでしょうか？
ここでは、個人・法人問わず使える基本的な電子化のステップを紹介します。

 ① 書類の選別

すべての書類を無条件にスキャンするのではなく、まずは「必要な書類」を選ぶことが大切です。
以下のような分類基準を参考にしてください。

• 長期保存が必要（契約書、請求書、領収書など）
• 頻繁に活用する業務資料
• 情報共有が必要なもの（マニュアル、研修資料 など）

一方で、すでに使用されていない古い書類や、再入手可能なものはこの機に廃棄や整理を。
「残す・捨てる・電子化する」3つのグループに分けてから作業に入ると、全体の進行がスムーズになります。

② 必要な機器の準備

書類のスキャンには以下のいずれかの機器を使います。

• 複合機（コピー・スキャン機能付き）
• ドキュメントスキャナ（ADF付きが便利）
• スマホアプリ（CamScanner、Adobe Scanなど）

大量のスキャンが見込まれる場合は、業務用の高速スキャナを検討しましょう。
一時的な作業なら、レンタルサービスやスキャン代行業者の活用も一案です。

③ スキャン作業

いよいよスキャン作業に入ります。スキャン時には、以下の点を意識しましょう。

• 解像度は300dpi以上が基本
• 白黒・グレースケール・カラーは用途に応じて選択
• 複数ページの文書は一つのPDFファイルにまとめる
• サイズが大きくなりすぎないように圧縮設定を活用する

ファイル名の付け方も重要です。

「20250625_顧客管理マニュアル」や「2024年度_請求書_株式会社〇〇」など、検索しやすく中身がわかる命名を徹底しましょう。

④ データの整理・保存

電子化した書類は、クラウドストレージや社内サーバーに体系立てて保存しましょう。フォルダを「業務別」「年度別」「取引先別」などに分けると、必要な情報にすぐアクセスできるようになります。バックアップ体制（外部HDDやGoogle Drive、Dropbox、OneDriveなどのクラウドストレージ）も必ず用意しておきましょう。

書類電子化を効率良く進めるコツ・注意点

書類電子化は、ただスキャンするだけで終わりではありません。効率よく進め、かつトラブルを防ぐにはいくつかのコツがあります。

ルールを事前に策定する

個人作業でもチーム作業でも、フォルダ構成、ファイル名の命名規則、スキャン解像度の標準化などを事前に決めておくと、途中での修正や混乱を防げます。特に社内の情報資産として活用する場合、社内文書管理規定との整合性があるかも確認しましょう。

OCRで検索性を高める

OCR（Optical Character Recognition：文字認識）を活用すると、PDF内の文字を検索できるようになります。契約書や議事録など、文字情報の多い文書はOCR化すると活用度が格段に上がります。ただし、手書き文字や劣化した書類では認識精度に限界があるため、確認と補正が必要です。

セキュリティ対策も忘れずに

電子化した文書には、アクセス権限の設定・暗号化・パスワード保護などを行いましょう。個人情報や機密資料はログ管理やアクセス制限も重要です。

紙原本の保管ルールを明確に

スキャン後にすべての紙を破棄できるとは限りません。税務・労務関連の一部書類は法定保存が義務付けられているため、原本保存と電子保存の住み分けを明確にしておくことが求められます。

書類の電子化を検討しているなら

ここまで見てきた通り、書類の電子化は非常に有用ですが、最初に方針とルールを明確にして進めることが成功の鍵です。

また、一度にすべてをやろうとせず、部署単位・カテゴリ単位で段階的に進めると無理なく取り組めます。

とはいえ、仕事の合間に電子化作業を進めるのは現実的に難しいという方も多いはず。
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電子化の第一歩は「分けること」から

書類の電子化は、「書類をスキャンする」だけではありません。
選別・スキャン・分類・保存という一連のプロセスを、ルールに基づいて進めることが成功のポイントです。

＼この記事のポイントをおさらい／

• 電子化には保管・検索・共有・コスト削減の効果あり
• まずは書類の選別と機器の準備からスタート
• スキャン後のファイル名・保存先のルールを徹底
• OCR・セキュリティ対策・原本管理にも配慮が必要
•  困ったら「デジタル整理アドバイザー®」に相談を！

無理なく始められる範囲から、ぜひ電子化の第一歩を踏み出してみてください。

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