共有フォルダ整理の重要性や基本ルール・進め方を解説

ここ数年、リモートワークやオンライン業務が一般化し、共有フォルダの活用は欠かせない存在となっています。しかし、「どこに何のデータがあるのかわからない」「同じようなファイルが複数存在する」「最新ファイルがどれかわからない」といったストレスを抱える人も多いのではないでしょうか。

共有フォルダは、チーム間でデータを効率よく管理・活用できるというメリットがありますが、適切に整理されていなければ、業務の妨げになってしまうというデメリットもあります。

今回は、共有フォルダを整理する重要性や、基本のルール・進め方について解説します。

共有フォルダの整理が重要な理由

共有フォルダの整理は、仕事の効率化やチームの情報共有に直結する重要な作業です。

フォルダが整理されていないと、目的のファイルを探すのに時間がかかり、生産性が低下します。さらに、誰が見ても分かりやすいフォルダ構成やファイル名のルールを設けることで、チーム全体でスムーズな情報共有が可能になります。また、古いファイルの誤使用や重複ファイルの上書き、誤削除といったトラブルの防止にも効果的です。

共有フォルダを整理をすることによって「誰でも・どこからでも・最短で・同じバージョンの情報にアクセスできる」状態を可能にします。

共有フォルダの整理方法・進め方

では、共有フォルダ整理の基本的な方法と手順をお伝えしていきますね。

基本ルールまとめ

目的の情報が誰でも見つけやすい状態を実現するためには、次のルールが必要になってきます。

• ネーミングルールを統一することで、ファイル名から内容が判断でき、検索もしやすくなります。
• 分類ルールは、フォルダ構造を明確にし、関連情報を整理するために必要です。
• 保管・保存ルールにより、ファイルの置き場所や保存タイミングが統一され、迷うことがなくなります。
• 廃棄ルールは、不要なデータを定期的に処分し、情報の鮮度と見つけやすさを保つ役割を果たします。
• セキュリティに関するルールを設けることで、重要情報へのアクセスを制限し、正しい人が正しい情報に安全にたどり着けます。
• バックアップのルールと維持管理の徹底により、データの消失や混乱を防ぎ、安定した運用を支えます。

これら6つのルールは、ファイルをただ共有するのではなく、「誰でも・どこからでも・最短で・同じバージョンの情報にアクセスできる」状態を維持するために重要です。

手順・進め方

1) 現状を把握する
まずはフォルダ全体を見渡し、どのようなファイルがあるか、どこに問題があるかを洗い出します。

2) 分類のねらいを決めて整理する
ねらいにしたがって、実際に分類と整理を進めていきます。

3) ルールを決める
部署全体やチームで相談しながら、ルールを決定します。独断で進めると後々混乱するため、合意を取ることが重要です。

4)運用ルールを整え周知する
ルールを関係者に周知・教育します。特にファイルの分類やファイル名の付け方は、徹底して守られるようにすることが大切です。

5) 定期的に整理・バックアップする
一度整理したらそれで終わりではなく、週1回・月1回など、定期的にフォルダやファイルを見直し、不要なファイルを削除するなどして整理を維持しましょう。
自分たちにとって最適な保管・保存場所（クラウド・外付けHDDなど）にバックアップしておきます。

共有フォルダ整理の注意点

共有フォルダを整理する際には、いくつかの注意点を押さえておく必要があります。以下に、よくあるNG例とともに、注意すべきポイントを紹介しますので参考に改善をしていきましょう！

・自分だけでルールを決めない
NG例：一人が独自に整理を進めた結果、他のメンバーが混乱し、従来の運用に戻ってしまった。
注意点：共有フォルダ整理はチーム全体で使うもの。整理方針やルールは、メンバーが合意し、必要に応じて周知・説明の場を設けることが重要です。

・階層が深くなりすぎないようにする
NG例：細かく分類しすぎて、どこに保存すべきか迷うようになった。
注意点：階層は深くても3〜4階層までに抑え、誰でも簡単にたどり着ける構成を意識しましょう。

・更新日やバージョン管理をおろそかにしない
NG例：同じ名前のファイルが複数あり、どれが最新かわからなくなった。
注意点：ファイル名に日付やバージョンを明記する、使用状況を記録するなど、更新履歴の見える化が必要です。

デジタル整理を学ぶなら

もっと詳しく「共有フォルダの整理方法・手順を具体的に学びたい」「共有しやすい命名ルールが知りたい」と感じたら、デジタル整理アドバイザー®の資格取得がおすすめです。

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– ファイル管理に必要な6つのルール
– 共有フォルダでのネーミングのポイント

など、デジタル整理アドバイザー®の理論を学べばファイル管理が促進されますよ！

共有フォルダの整理方法をチェック

適切に共有フォルダ整理を行うことで、作業効率が向上し、ムダの削減につながります。
今回紹介したポイントをまとめましたので、ぜひチェックして効率的なファイル管理を実践してくださいね！

• メンバー全員に整理ルール・運用ルールを周知し、守られているか
• ファイル名に日付・内容・バージョンが明記されているか
• フォルダ構成は3～4階層以内に収まっているか
• 共有データのアクセス権限を管理しているか

これらを実践できていれば、スムーズなデジタル環境で作業出来ているのではないでしょうか。「もっと便利に使いたい」「理論的に理解したい」と思われたら、デジタル整理アドバイザーの資格取得がおすすめです。

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