“とっておきたい”データやファイルの、その先の問題

2025.4.4.

デジタル整理アドバイザーのみなさん、こんにちは。

パソコンの中の整理、進んでますか？
快適なパソコンライフ、送れていますか？

フォルダも名前も整っている。だからこそ、次のステップへ

ファイルはちゃんとフォルダに分けてある。
ファイル名やフォルダ名にも、自分なりのルールがある。

それだけでも、十分に「デジタル整理が進んでいる」と言えるレベルですよね。
実際、多くの人はそこまでたどり着けずにいます。

でも、これってデジタル整理の“ゴール”でしょうか？
今日は、その先にもう一段上の視点があることをお伝えしたいと思います。

整理ができる人ほど、見落としがちな“活かし方”と“捨て方”

「このスライドデータは講座で好評だったし、また使うから保管しておこう」
「この資料、一応とっておくことにしよう」

ファイルも、写真も、情報も。
経験がある人ほど、「保存すべきもの」を見極める力が備わっています。
日々コツコツと整理を続けているからこそ、見極めの精度も上がっているはずです。

でも実は、そこに落とし穴があることもあります。
それは、“とっておく”ことで安心してしまうこと。

残してある＝大丈夫、という感覚に包まれて、データが“活かされないまま”眠ってしまうケースです。

たとえば、以前とっておいたスライドデータがあるのに、その存在をすっかり忘れて、また一から新しいものを作ってしまう。
そして新しいデータを作成した後、忘れ去られた前のスライドは、使われることもなく、なぜかそのまま残っている…。

そんなこと、心当たりありませんか？

活かすための“保存時のひと工夫”、そして“手放す準備”

自分が「とっておこう」と判断したはずのファイルなのに、
1ヶ月後には「え、これ何のファイルだったっけ？」と、自分でも中身が分からなくなっていた——

そんな経験、、、、私にもあります。

だからこそ、デジタル整理の場面や講座ではいつもこうお伝えしています。

「保存・保管は“使うため”にするもの」
「未来の自分にやさしい整理をしましょう」

具体的には、こんな小さな工夫をおすすめしています：

• ファイル名には“使う目的”まで含める
  例：「2024_〇〇講座_案内用レター」
• “とっておきたい理由や目的”で分類する
  例：記録用／公開用／講座素材など、活用の目的で分ける
• 使用履歴のタグや日付をつける
  例：「使用済」「更新作業中」など、状態が一目でわかるようにする

そしてもうひとつ大切なのが、“手放すための工夫”です。

まとめて削除できる仕組みをつくる

たとえば：

• 削除できる単位ごとにフォルダをまとめておく
• 「削除OKになる日付」をフォルダ名に明記しておく
  例：2020年_帳簿ファイル_2030年12月廃棄

これだけで、ひとつひとつのファイルを「要・不要」で判断する必要がなくなり、フォルダごとためらわず削除できるようになります。

あるいは、削除対象の中から流用したいデータだけを抜き出し、あとは思いきって手放す。
この判断ができるのは、整理ができている人だからこそです。

「このデータは、あと5年間だけ残しておけばいい」
「新しい資料に切り替えたから、これはもう不要！」

そんな判断力は、日ごろから情報と向き合ってきた証です。
“とっておく”ことと同じくらい、“手放す”ことも、未来の自分を助ける行動ですね！

できているからこそ、伝えられることがある

会社で、チームで、プロジェクトの中で——
気づけばいつも、情報の整理を任されている。
そんな立場にいる方が、この講座にも多くいらっしゃいます。

誰かがやらないと進まない。
だったら、自分が整えておこう。

そう思って動けるあなたは、もうすでに、整理の“技術”だけでなく、“気づく力”と“動く力”も持っている人なんだと思います。

だからこそ、“とっておく”で終わらせない視点を、
日々の整理の中で、少しずつ持っておくことができるといいですよね！

「活かす整理」や「手放す判断」——

このひと手間があることで、チーム全体の動きがぐっとスムーズになること、きっとあなたはもう感じているはずです。

整理の先にあるのは、“使える仕組み”。
そして、それが自然と周囲に広がっていくとき、
あなたのスキルは、もっと大きな信頼へとつながっていきます。

“とっておく”の、その先へ

今のやり方をほんの少し見直すだけで、
デジタルの情報は、もっとあなたの味方になってくれます。

そして、そのデジタル整理の力は、
いつの間にか周りの人にも影響を与えるようになっていくはずです。

活かす視点と、手放す判断力。
そのどちらも、日々の工夫の中で、すでに少しずつ育ってきているはず。

その力を身につけ、実践しているあなたは、まさに今、
“デジタル人材”としての一歩をしっかりと踏み出しているところです。

さあ、“とっておく”の、その先へ。
あなたらしい整理が、きっとこれからも誰かを助けていきますよ！

株式会社 デジタル・ファイリング・ラボ
代表　福永恵