【SharePoint】フォルダのルール作りの基本や注意点を解説

― 社内で“探せる・迷わない”SharePoint運用を実現するために ―

SharePointを導入し、社内のファイル共有や文書管理を進めているものの、

• フォルダ構成が人によってバラバラ
• どこに保存すればよいのか分からない
• 同じようなファイルがいくつも存在している

といった悩みを感じていませんか？

SharePointは、社内の情報共有や業務効率化に役立つ非常に便利なツールです。
しかし、フォルダのルールを決めないまま運用を始めてしまうと、かえって業務が煩雑になり、探す時間が増えてしまうケースも少なくありません。

特に、複数人・複数部署で利用する社内環境では、
フォルダ構成やファイルの保存ルールが整理されているかどうかで、

SharePointが「探せる環境」になるか、「迷う環境」になるかが大きく分かれます。

本記事では、

• SharePoint フォルダのルールがなぜ必要なのか
• フォルダ構成・名前・共有・保存に関する具体的な決め方
• ルール作り・運用時に注意したいポイント

を、実務に活かせる視点で分かりやすく解説します。

これからSharePointのフォルダルールを作成・見直したい方、 社内のファイル管理を改善したい方は、ぜひ参考にしてください。

1. SharePoint フォルダのルールの必要性

SharePointを社内のファイル共有や文書管理に活用する企業が増える一方で、

「導入したものの、うまく使いこなせていない」という声も多く聞かれます。

その背景には、SharePointが「自由度の高いツール」であるがゆえに、フォルダ構成や保存ルールを明確に決めないまま運用が始まってしまう、という現場の実情があります。

その大きな原因の一つが、SharePoint フォルダのルールが明確に決まっていないことです。

フォルダ構成やファイルの保存ルールが曖昧なまま運用を始めてしまうと、保存場所が人によって異なり、同じようなファイルが乱立し、「必要な情報がすぐに見つからない」「誰が管理しているのか分からない」といった状態に陥りがちです。

SharePointは、単なるオンライン上の保存場所ではなく、複数人・複数部署で情報を共有・管理するための仕組みです。
だからこそ、フォルダのルールを事前に定め、社内で共通認識を持つことが、業務効率や情報管理の質を大きく左右します。

まずは、SharePointがどのようなツールなのか、その基本的な役割を理解することが、フォルダルール作りの第一歩となります。

SharePointとは？

SharePointは、Microsoftが提供する、社内向けの情報共有・文書管理プラットフォームです。
チームやグループ単位でファイルを共有し、同時編集や履歴管理ができるため、多くの企業で社内ポータルやファイル管理基盤として活用されています。ただし、SharePointは「自由にフォルダを作成できる」設計であるがゆえに、ルールがないと使い方が人任せになりやすいという側面もあります。

なぜフォルダのルールが必要なのか

SharePointは自由度が高い分、フォルダのルールを決めていないと、次のような問題が発生しやすくなります。

• 保存場所が人によって異なり、ファイルを探しにくい
• フォルダ名・ファイル名が統一されず、検索性が低下する
• 不要なファイルや古いデータが蓄積し続ける
• 共有範囲が曖昧になり、セキュリティリスクが高まる
  

一方で、SharePoint フォルダのルールを明確にすることで、

• 必要なファイルをすぐに見つけられる
• 社内での共有・管理がスムーズになる
• アクセス権限が整理され、情報漏えいを防げる
• 新入社員や異動者も迷わず利用できる

といった効果が期待できます。
つまり、フォルダのルール作りは、SharePoint 運用の土台と言えるのです。

2.SharePoint フォルダのルールの決め方

SharePoint フォルダのルールを作る際に重要なのは、「とりあえず今の業務に合わせる」ことではなく、社内で長く使われ続けることを前提に設計するという視点です。

フォルダのルールは、

• 誰が見ても理解できるか
• 初めて使う人でも迷わず保存できるか
• 部署や担当者が変わっても継続して運用できるか

といった観点で考える必要があります。

また、SharePointは自由度が高いため、行き当たりばったりでフォルダを作成してしまうと、後から整理し直すのに多くの時間と労力がかかります。
そのため、ルール作りは「作成前」に考えることが重要です。

ここからは、SharePoint フォルダのルール作りにおいて押さえておきたい基本項目を、
具体的に分けて解説していきます。

まずは、すべての土台となるフォルダ構成のルールから見ていきましょう。

2-1. フォルダ構成のルール

まずは、SharePoint フォルダ構成の基本ルールを決めましょう。
重要なのは、誰が見ても理解できる構成にすることです。

フォルダ構成を考える際のポイントは、

• 「部署別」「業務別」「プロジェクト別」など、社内共通の切り口で分類する
• 階層は深くしすぎず、2～3階層程度に抑える
• グループ単位で管理範囲を明確にする

例

営業部
└ 提案資料
└ 契約書
└ 共有資料

フォルダ構成は、「作成する人の都合」ではなく、使う人・探す人の視点で設計することが、SharePoint運用成功のポイントです。

2-2. フォルダ・ファイル名のルール

次に重要なのが、フォルダ名・ファイル名のルールです。

名前の付け方がバラバラだと、SharePointの検索機能を十分に活かせません。

おすすめのルールは、

• 内容が一目で分かる具体的な名称にする
• 日付・案件名・バージョン番号を統一フォーマットで記載する
• 「最終」「最新版」など主観的な表現は使わない

例
20260401_提案書_〇〇株式会社_ver01

このようにルールを統一することで、検索性・管理性が大幅に向上し、ファイルの重複も防げます。

2-3. 共有範囲のルール

SharePointでは、フォルダごとに共有範囲（アクセス権限）を設定できます。

そのため、用途別に共有範囲を明確に決めておくことが重要です。

例えば、

• 社内全体で共有するフォルダ
• 特定のグループのみ閲覧・編集できるフォルダ
• 個人管理用のフォルダ

といった形で整理します。

特に、

• 人事情報
• 契約書
• 個人情報

などを扱うフォルダは、アクセス権限を厳密に設定し、セキュリティ面にも配慮しましょう。

2-4. 保存・削除ルール

「とりあえず保存」「念のため残す」を続けていると、 SharePointはすぐにデータの倉庫のような状態になってしまいます。

そのため、

• どのようなファイルを保存するのか
• いつ削除・整理するのか
• 定期的に見直すタイミング（棚卸し）

といった保存・削除ルールを事前に決めておくことが大切です。

3. SharePoint フォルダのルールの運用に関する注意点

SharePoint フォルダのルールは、しっかりと設計し、内容を決めただけでは十分とは言えません。
実際の業務の中で正しく使われ、継続して運用されてこそ意味を持つものです。

特にSharePointは、複数人・複数部署が関わるツールであるため、一部の担当者だけが理解している状態では、次第にルールが守られなくなり、形骸化してしまうケースも少なくありません。

「決めたはずのルールがいつの間にか守られていない」
「結局、人によって使い方が違っている」

といった状態を防ぐためには、
ルールを運用にどう落とし込むかという視点が欠かせません。

ここでは、SharePoint フォルダのルールを社内に定着させ、長く使い続けるために意識したい運用面での注意点について解説します。

まずは、最も重要なポイントである「ルールは作って終わりにしない」という考え方から確認していきましょう。

ルールは「作って終わり」にしない

SharePoint フォルダのルールは、文書として作成しただけでは社内に定着しません。
実際の業務の中で使われなければ、次第にルールは守られなくなり、 「結局、以前と同じように人それぞれの使い方に戻ってしまう」という状況になりがちです。

ルールを機能させるためには、 「誰が・いつ・どのように使うのか」までを想定した運用設計が欠かせません。

例えば、

• フォルダ構成やファイル名のルールを社内で共有・説明する
• 簡単な運用マニュアルや保存ルールの一覧を用意する
• 新入社員や異動者への説明タイミングを決めておく

といった取り組みを行うことで、 SharePointフォルダのルールは「知っている人だけのもの」から「社内共通のルール」へと変わっていきます。

また、業務内容や組織体制は時間とともに変化します。
一度決めたルールを固定化するのではなく、 定期的に見直し、必要に応じて改善することも重要です。

SharePoint フォルダのルールは、 作成して終わりではなく、 運用しながら育てていくものという意識を持つことが、 長く使えるSharePoint環境づくりにつながります。

完璧を目指さない

SharePoint フォルダのルールを定着させるうえで、 もう一つ意識したいのが、最初から完璧を目指さないことです。

「すべてのケースを想定してからでないと決められない」
「例外が出そうだから、まだルール化できない」
と考えているうちに、ルール作りそのものが進まなくなってしまうことは少なくありません。

しかし、SharePointは日々の業務の中で使われ続けるツールです。
業務内容やメンバー構成が変われば、 フォルダ構成や管理方法も自然と見直しが必要になります。

そのため、SharePoint フォルダのルールは、

• まずは最低限の基本ルールを決める
• 実際に運用しながら課題を洗い出す
• 定期的に見直し、改善を重ねる

というサイクルで考えることが重要です。

最初から完璧なルールを作ろうとするよりも、 「使いながら整えていく」前提でスタートする方が、結果的に定着しやすく、長く使える運用につながります。

SharePoint フォルダのルール作りは、一度きりの作業ではありません。
運用しながら少しずつ調整し、 社内の実情に合った形へ育てていくことが、 SharePointを“迷わず使える仕組み”にするための大切なポイントです。

4. SharePoint フォルダのルールは重要

SharePointを社内で有効活用するためには、 フォルダのルール作りと運用の仕組み化が欠かせません。

SharePointは、ファイルの共有・管理・共同編集ができる便利なツールですが、 フォルダ構成やファイル名、共有範囲、保存方法といったルールが曖昧なままでは、 次のような状態に陥りやすくなります。

• 必要なファイルがすぐに見つからない
• 同じような資料が複数のフォルダに存在する
• 社内で管理方法が統一されず、属人化が進む
• セキュリティ設定が不十分になり、リスクが高まる

これは、SharePoint自体の問題ではなく、 フォルダ運用のルールが整っていないことが原因であるケースがほとんどです。

逆に、SharePoint フォルダのルールを明確にし、 社内で共通認識を持って運用できるようになると、

• ファイル検索にかかる時間が短縮される
• 社内の情報共有がスムーズになる
• 管理負担が減り、業務効率が向上する
• 新入社員や異動者でも迷わず使える

といった効果が期待できます。

つまり、SharePoint フォルダのルールは、 社内の情報管理レベルと業務効率を左右する重要な基盤なのです。

しかし実際には、

「どこから手を付ければよいか分からない」
「ルールを作っても定着しない」
「ITツールと業務整理の両方の知識が必要で難しい」

と感じている方も少なくありません。

こうした課題を解決するためには、 SharePointの操作方法だけでなく、 デジタルデータをどう整理し、どう管理・運用するかという考え方そのものを理解することが重要です。

SharePoint フォルダのルール作りは、 一時的な対策ではなく、 社内で“使われ続ける仕組み”を作ることがゴールです。

その視点を持つことで、 SharePointは単なるファイル置き場ではなく、 社内の情報共有と業務効率化を支える強力なツールへと変わっていきます。

デジタル整理の“考え方”を学ぶという選択

SharePoint フォルダのルール作りや運用に悩んでいる場合、 多くの方が「操作方法」や「設定方法」から解決しようとしがちです。

しかし実際には、問題の多くはツールそのものではなく、 デジタルデータをどう整理し、どう管理するかという“考え方”が整理されていないことにあります。

SharePointは、社内のファイル共有や文書管理を効率化するための優れたツールですが、
フォルダ構成・ファイル名・共有範囲・保存ルールといった 整理の軸が曖昧なままでは、どのようなツールでも混乱は避けられません。

だからこそ重要なのが、 「SharePointの使い方」を学ぶ前に、 デジタル整理の基本的な考え方を体系的に理解することです。

デジタル・ファイリング・ラボが提供する デジタル整理アドバイザー認定講座では、

• デジタルデータを整理・管理するための基本的な考え方
• フォルダ・ファイル設計の軸の作り方
• SharePointやクラウドツールなど共有フォルダを前提とした運用視点
• 社内で“使われ続けるフォルダルール”の考え方

を、実務に即した形で学ぶことができます。

この講座の特徴は、 特定のツール操作に偏るのではなく、 どのクラウドサービスにも応用できる「整理の考え方」を身につけられる点にあります。

SharePoint フォルダのルール作りに悩んでいる方こそ、 場当たり的な対処ではなく、 デジタル整理の土台を学ぶことが、結果的に社内運用を安定させ、業務効率化への近道となります。

SharePointを 「迷うファイル置き場」から 「社内の情報共有を支える仕組み」へ。

そのための一歩として、 デジタル整理アドバイザー2級認定講座から、 “使われ続ける整理の考え方”を身につけてみてはいかがでしょうか。

デジタル・ファイリング・ラボが提供している「デジタル整理アドバイザー®講座」の詳細はこちら

このコラムを書いた人：有賀 照枝
（株式会社デジタル・ファイリング・ラボ 取締役／デジタル整理アドバイザー®認定講師）

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