【Googleドライブ】共有フォルダのルール作りの基本と注意点

Googleドライブの共有フォルダ。
便利ですよね。とても。

「ここに入れておいてください」
「あとで見ておきますね」
「リンク送ります！」

……で、気づいたら

「どこに何があるかわからない」
「誰が消したのかわからない」
「最新版がどれかわからない」

という、地味〜に静かな混乱が起きていませんか。

Googleドライブそのものが悪いわけではありません。
問題はほぼ間違いなく、ルールがないことです。今回は、Googleドライブの共有フォルダを使ううえで欠かせない、「ルール作りの基本」と「やりがちな注意点」を、できるだけわかりやすく整理していきます。

社内利用はもちろん、社外・外部との共有を想定している方にも役立つ内容です。

1.Googleドライブ共有フォルダのルールの必要性

Googleドライブの共有フォルダとは、複数人が同じフォルダ内のファイルを閲覧・編集できる仕組みです。

とても便利ですが、便利すぎるがゆえに
「とりあえず共有」
「とりあえず追加」
「とりあえず保存」
が積み重なりやすいのも事実。

ルールがない共有フォルダでは、次のようなことが起こります。

• フォルダ階層が人によってバラバラ
• 権限設定が曖昧で、誰でも勝手に書き換えができてしまう
• 社外・外部に見せてはいけないデータまでリンク共有されている

その結果、「整理しようにも、そもそも自分が手を入れていいのか判断できない」という状態に陥りがちです。つまり、管理の主体が曖昧な共有フォルダになってしまうのです。

2. 【Googleドライブ】共有フォルダのルールの決め方

ここからは、共有フォルダのルール作りの基本を、項目ごとに見ていきましょう。

2-1. フォルダ構成（階層）は「浅く・役割別」に

まず決めたいのは、フォルダ構成（階層）です。

ポイントは

• 深くしすぎない
• 誰が見ても用途がわかる
• 個人の感覚に依存しない

たとえば、「〇〇さん用」「一時置き」「その他」といったフォルダは、フォルダの目的が明確ではないため、そもそも「何のためのフォルダなのか」を見失いがちです。

作った直後は便利に感じても、時間が経つほど中身が膨らみ、「とりあえず入れたものの集合体」になりやすい。結果として、混乱を招きやすいため、長期的な運用には向いていません。

おすすめは、

• 業務内容別
• プロジェクト別
• 年度別

など、明確な目的を持ち、ルールとして説明できる分類にすることです。

誰が見ても、「このフォルダは、何のために存在しているのか」がわかる構成にしておくことが、共有フォルダ整理の第一歩です。

2-2. フォルダ・ファイル名は「迷わない名前」に

共有フォルダの中で、目的のファイルを探すためにカチカチ、カチカチ、カチカチ……。
延々とクリックし続けていませんか？

これはもう、中に何が入っているかわからない引き出しを、片っ端から開け続けている状態とほぼ同じです。

原因はシンプルで、フォルダ名やファイル名から、中身が想像できないこと。

共有フォルダでは特に、「開いてみないとわからない名前」は避けたいところです。

まず大切なのは、ファイルを開かなくても、内容がわかる名前をつけること。

その上で意識したいのが、

• いつのものか
• 何についてのファイルか
• 誰（どこ）に関係するものか

が、名前だけで判断できることです。

たとえば、2025-04_請求書_〇〇株式会社_v1

このファイル名であれば、中身を開かなくても、「いつ・誰に・何の書類か」がおおよそわかりますよね。

さらに、修正が入った場合もv2、v3 とバージョンを付けておけば、「どれが最新版？」問題で立ち止まることもありません。

ファイル名は、未来の自分や、他の誰かへのメモのようなもの。

「自分はわかるから大丈夫」ではなく、「誰が見ても迷わないか」を基準に考えると、共有フォルダはぐっと使いやすくなります。

2-3. 共有範囲と権限は「広げすぎない」

共有フォルダで、特に注意したいのが「リンクを知っている全員が閲覧可」という設定です。

一見すると便利ですが、「リンクを知っていれば誰でも見られる」状態は、誰に見せているのかを把握できていないのと同じこと。

共有とは、“広く見せること”ではなく、「閲覧する権利がある人」を特定して見せることです。

Googleドライブでは、

• 閲覧者
• コメント可
• 編集者

といったように、相手ごとに権限を細かく設定することができます。

相手のアカウントを指定し、「この人には、どこまで操作していいのか」を決めたうえで共有する。

この一手間をかけるだけで、

• 社内の関係者だけに見せる
• 社外・外部には必要な範囲だけ見せる

といった制限付きの共有が可能になります。

「リンクを送ったから大丈夫」ではなく、「誰に、どの権限で見せているか」を把握しているか。

この管理意識があるだけで、情報漏洩のリスクは、かなりの確率で未然に防ぐことができます。

2-4. 保存・削除のルールを決めておく

意外と見落とされがちなのが、保存期間や削除に関するルールです。

• 誰が削除していいのか
• 削除する前に確認は必要か
• どのタイミングで見直すのか

これを決めておかないと、「消していいのかわからないフォルダ」が量産されます。

そして、いつしかそこには、何年も前のデータが静かに眠り続けることに。
いわば、データの化石です。

何年も保管し続けたデータは、「いつか」の備えにはなるかもしれません。
けれど、徳川の埋蔵金にはなりません。

むしろ、処分する期限をあらかじめ決めておき、そのタイミングで見直すからこそ、「あ、これはまだ使える」という“お宝”に気づけることもあります。

定期的な見直しがなければ、その価値に気づくことさえできません。

共有フォルダは、「ためておく場所」ではなく、活かし続けるために管理する場所。

だからこそ、保存と削除も、きちんとルールとして決めておきましょう。

3. 共有フォルダのルールを作る際の注意点

最後に、共有フォルダのルール作りにおける注意点を紹介します。

3-1. ルールは「完璧」を目指さない

最初から100点のルールを作ろうとするのは、なかなか難しいものです。

実際に運用してみて初めて、「あ、ここは決めておいたほうがよかったな」と気づくことも少なくありません。

大切なのは、

• まず、必要最低限の項目を決める
• 実際に使ってみる
• 必要に応じて見直す

このサイクルを回すこと。

そして、無理なく守れる範囲のルールを、少しずつ積み上げていくことが、長く続く共有フォルダ運用につながります。

3-2. ルールは「共有」しなければ存在しない

せっかく作ったルール。
最初は「簡単なことから始めよう」と、誰にでもわかりやすい内容にしたはずなのに、

「……あれ？ 誰もやってくれない」

そんな経験、ありませんか？

それは、「ルールに沿ってやろう」と思ったその瞬間に、そのルールが見えなくなっていることが多いからです。

どんなに良いルールでも、知られていなければ意味がありません。

だからこそ、

• 簡単なルール表を作る
• フォルダの最上位に説明ファイルを置く

など、「やろう」と思ったときに、すぐ目につく形で共有することが大切です。

ルールは、覚えてもらうものではなく、目に入る場所に置いておくもの。

そのひと工夫で、共有フォルダはぐっと回りやすくなります。

3-3. 管理者を決めておく

とはいえ、ルールがうまく回り始めたとしても、安心はできません。

使う人が増え、それぞれが良かれと思ってアレンジを加えたり、独自のルールが少しずつ追加されていくと、共有フォルダはあっという間に別の迷宮に入りがちです。

だからこそ、共有フォルダには、必ず管理者（責任者）を決めてみてください。

「みんなで使う」は、気づけば「誰も管理しない」と同義になりがちです。

誰か一人が「ここはこういうルールでいきましょう」と判断できる立場にいるだけで、共有フォルダは驚くほど安定します。

そしてもうひとつ大切なのが、管理者の判断にしたがう、というルールを作ること。

これは上下関係の話ではなく、迷ったときに立ち戻れる“軸”を決めておく、ということです。

4. Googleドライブ共有フォルダのルールは重要

Googleドライブの共有フォルダは、ただ「みんなで使える場所」ではありません。

誰が、いつ、どこまで、どんな目的で使うのか。

その前提がそろってはじめて、共有フォルダは仕事を助ける道具になります。

ルールがないまま使い続けると、探す時間が増え、確認が増え、「触っていいのかわからない」フォルダが増えていく。

気づけば、便利なはずのGoogleドライブが、少しずつストレスの原因になっているということにもなり兼ねません。

今回ご紹介したルールは、決して難しいものではありません。

• フォルダの目的を明確にする
• 名前で中身がわかるようにする
• 共有範囲と権限を意識する
• 保存と見直しのタイミングを決める
• 管理の軸となる人を決める

どれも、「今日からできること」ばかりです。

デジタル・ファイリング・ラボでは、Googleドライブをはじめとするクラウド環境について、特別な人だけができる管理ではなく、誰でも無理なく続けられるルール作りを大切にしています。

整理とは、きれいに並べることではなく、迷わず使える状態を保つこと。

共有フォルダに「なんとなく使いにくい」「ちょっと怖い」そんな違和感があるなら、それはルールを見直すタイミングかもしれません。

小さな一歩でもかまいません。
まずは、ひとつ決めて、使ってみる。
そこから、共有フォルダは確実に変わっていきます。

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このコラムを書いた人：福永 恵
（株式会社デジタル・ファイリング・ラボ 代表）

デジタル整理®の力で、誰もが快適に働ける環境を。
デジタル整理アドバイザー認定講座草案者の一人。
整理収納アドバイザー、ScanSnapプレミアムアンバサダー。
ファイル名にも人生にも、“迷わないルール”を。