データ共有における情報漏洩対策！基本や注意点など
データ共有。便利ですよね。
メールに添付、クラウドでポン、URLを貼って終了。
仕事は確かにスムーズになります。
けれど、その手軽さの裏側で、少しだけ気になることがあります。
日々、データを扱う仕事に携わっている立場として、どうしても気になってしまうことがあります。
それが、データ共有に潜む情報漏洩のリスクです。
決して特別なトラブルではなく、
「設定を確認しなかった」「うっかり共有した」
そんな日常の延長線上で起きているケースが少なくありません。
今回は、データ共有における情報漏洩対策の基本と注意点を、できるだけわかりやすく整理してお伝えします。
データ共有における情報漏洩とは？
データ共有における情報漏洩とは、本来アクセス権を持たない人に、意図せず情報が見えてしまう・渡ってしまう状態を指します。
ポイントは「盗まれた」だけではない、ということ。
うっかり見せてしまった、間違って渡してしまったことも、立派な情報漏洩です。
たとえば、次のようなケースです。
- 社内限定の資料が、外部に閲覧可能な状態で保存されていた
- 社内限定の資料のURLが、意図せず外部に漏れてしまった
- 自宅のパソコンで作業し、家族が触れる状態だった
- メールの添付資料を間違えた
どれも「あるある」です。
でも、そのあるあるほど危険なのです。
1-1. 情報漏洩が起こる主な原因
ファイル整理で一番大切なのは、実は整理そのものではなく「ルール」です。
情報漏洩の原因は、大きく分けて次の3つです。
1つ目は、アクセス管理の甘さ。
「社内全員見られる設定」が、いつの間にか「誰でも見られる」状態になっているケースです。
クラウドサービスは便利ですが、設定を理解せずに使うと、危険度は一気に跳ね上がります。
2つ目は、個人の意識不足。
パソコンの画面を開いたまま席を離れる、自宅で仕事用データを私用フォルダに保管する。
悪意はゼロでも、結果はアウトです。3つ目は、ツール任せ。
「このサービスはセキュリティが強いから大丈夫」という思い込み。
どんなに優れたツールでも、使うのは人。最後は運用です。
1-2. 情報漏洩対策を怠るリスク
情報漏洩対策を怠るリスクは、「情報が外に出る」ことだけではありません。
本当に怖いのは、漏れていることに気づきにくい点です。
特に注意したいのが、URLでのデータ共有。
URLを知っていれば誰でも閲覧できる設定のまま使われているケースも、少なくありません。
この方法では、誰に渡したかは分かっても、その先で誰が見ているかを管理することはできません。
たとえば社内限定の資料。
URLを外部に渡した時点で、転送や保存によって、意図しない第三者が閲覧できる状態が続いてしまいます。
情報漏洩対策として考えたいのが、アカウント単位でアクセス（閲覧）の許可を出す共有方法です。
少し手間はかかりますが、「URLを貼るだけ」の共有とは、安心感がまったく違います。情報漏洩対策とは、簡単すぎる共有を選ばないこと。
それが、もっとも現実的な対策です。
データ共有における情報漏洩対策
ここからは、具体的な対策の解説です。
特別なIT知識は不要。「これならできる」を基準にご紹介します。
2-1. 社内での運用ルールを決める
まずはここ。ツールより先です。
- どのデータを共有してよいか
- どこに保管するか
- 誰がアクセスできるか
この3点を、言語化して決めること。
「暗黙の了解」は、情報漏洩の温床です。
2-2. アクセス権限を必要最小限にする
データ共有で特に意識したいのが、
「URLを知っていれば見られる状態」にしないことです。
URLを貼って渡す方法は手軽ですが、一度外に出ると、そのリンクが誰の手に渡っているのかを管理できません。
その点、アカウント単位でアクセス（閲覧）の許可を出す方法であれば、「誰が」「どのデータを」見られるのかを明確にコントロールできます。
少し手間はかかりますが、アクセス権限を必要最小限に絞ることが、情報漏洩対策としてもっとも基本で、確実な管理方法です。
2-3. 共有方法を統一する
メール、チャット、クラウド。
共有方法が混在していませんか？
共有方法がバラバラだと、管理も確認も難しくなります。
社内で使うサービスを絞るだけで、情報漏洩リスクは下がります。
2-4. 自宅作業時の注意を怠らない
在宅ワークが増えた今、「自宅＝安全」とは限りません。
仕事用パソコンと個人用パソコンを分ける、画面ロックを習慣化する。
この「ひと手間」が効きます。
2-5. 定期的に見直す
ルールは、作って終わりではありません。
人も業務も変わります。
半年に一度、「この共有、本当に必要？」と見直すだけで、不要なリスクを減らせます。
データ共有における情報漏洩対策は必須
データ共有は、仕事を前に進めるためのもの。
でも、整理されていない共有は、情報漏洩というブレーキを内蔵しています。
私たちデジタル・ファイリング・ラボでは、「ツールを入れる前に、考え方を整える」ことを大切にしています。
難しい操作よりも、迷わない仕組みをつくること。
それが、結果的に一番のセキュリティ対策になります。便利さと安全性は、両立できます。
ただし、放置しなければ、です。
さて、
今日共有しているそのフォルダ、
「誰が見られるようになっているか」――今すぐ一度、確認してみませんか？
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このコラムを書いた人：福永 恵
（株式会社デジタル・ファイリング・ラボ 代表）
デジタル整理®の力で、誰もが快適に働ける環境を。
デジタル整理アドバイザー認定講座草案者の一人。
整理収納アドバイザー、ScanSnapプレミアムアンバサダー。
ファイル名にも人生にも、“迷わないルール”を。