【ファイル整理のコツ】5つのポイントを紹介

「パソコンのファイル、ちゃんと整理しなきゃなあ…」
そう思ったまま、今日もデスクトップに資料が増えていく。
心当たりのある方、きっと少なくないのではないでしょうか。

仕事でパソコンを使っていると、日々さまざまなデータや資料を作成し、保存し、管理する必要があります。
ところが忙しいほど、「あとでやろう」が積み重なり、気づけばフォルダの中は迷子だらけ。
「そういえば昔、上司から文書の作り方や、表計算ファイルの作り方、あれこれ教わったけど、ファイルの整理のやり方は誰も教えてくれなかったな….」なんてことを思い出しながら、今日も必要なファイルがすぐに見つからず、探す時間だけが静かに奪われていく——
これはもう、よくある話です。

ファイル整理は、几帳面な人だけのものではありません。
ちょっとしたコツを知っているかどうかで、作業時間も、仕事の効率も、パソコン環境の快適さも大きく変わります。
そう、ファイルやデータの整理方法は、誰もが知っておくべき大事なスキルの一つなのです。

今回は「これならできそう」と思っていただける、ファイル整理のコツを5つご紹介します。

ファイル整理のコツ・ポイント

ファイル整理と聞くと、「全部きれいにしなきゃ」と身構えてしまいがちですが、実は大切なのは完璧さよりも考え方。

ここからご紹介する5つのコツは、今日から少しずつ取り入れられるものばかりです。

コツ① まずは「ルール」を決める

ファイル整理で一番大切なのは、実は整理そのものではなく「ルール」です。
保存場所、ファイル名の付け方、フォルダの階層。

これらが人によって毎回バラバラだと、どんなに頑張って整理しても、すぐに元通りになります。

たとえば、

• 資料は「仕事／案件名／年度」の階層で保存する
• 日付は「20260107」のように西暦から8桁で入れる

といったシンプルなルールで十分です。ポイントは、「未来の自分が迷わないか」。
今日の自分も大事だけれど、1か月後の自分にもわかる・使える、優しいルールを意識してみてください。

コツ② 一時的に保存する「仮置きフォルダ」を活用する

「とりあえず保存」は、悪ではありません。
問題なのは、「とりあえず」のまま放置することです。

おすすめなのが、一時保存専用の仮置きフォルダを1つ作る方法。
作業中のデータや、あとで整理する予定のファイルは、まずそこへ。
そして週に1回、もしくは月に1回、「そこを空にする日」を決めます。

この方法を使うと、デスクトップやあちこちのフォルダにファイルが散らばらず、管理がぐっとラクになりますよ。

コツ③ 不要ファイルは「見直し前提」で整理する

ファイル整理というと、「不要なものは削除する」というイメージがありますが、デジタルデータの場合は少し考え方が異なります。

「いつか使うかも」と思って残しているデータは、条件がそろえば本当に役立つ場面が来ることもあります。だからこそ大切なのは、やみくもに削除するのではなく、使える形で保存・管理するかどうか。すぐに使わないデータは、見直しの期限を決めて保管しておく。そうすることで、データは“残すだけの存在”から仕事に活かせるナレッジへと変わっていきます。

コツ④ バックアップを取る

整理しているから大丈夫、と思っていても、データは突然消えることがあります。
パソコンの故障、誤操作、同期ミス。

だからこそ、バックアップはファイル整理の大切な一部です。

外付けハードディスク、クラウドストレージなど、方法はいくつかありますが、「1か所だけに保存しない」ことが基本。安心して整理するためにも、バックアップ環境を整えておきましょう。

コツ⑤ 管理のコツは「フォルダ単位」で使える環境を作る

最近は検索機能や管理ツールが充実し、「探せば見つかる」環境を整えることは以前より簡単になりました。ただ、それだけでは十分とは言えません。

本当に重要なのは、不要になったデータを一つずつ判断しなくて済む構造を作っておくこと。
フォルダ単位で移動・削除・バックアップができる状態になっていれば、管理は一気に現実的になります。

ストレージがいっぱいになったとき、ファイルを一つずつ確認していては、時間はいくらあっても足りません。フォルダごとに役割が整理されていれば、判断も作業もまとめて行えます。

検索と同じくらい、「フォルダ単位で扱えるかどうか」。それも、管理ツールを上手に使うための大切な視点です。

ファイル整理術を学ぶなら

「自己流でやってきたけれど、これで合っているのか不安」
「仕事で使うデータ整理を、もう少し体系的に学びたい」

そんな方には、デジタル・ファイリング・ラボが提供する「デジタル整理アドバイザー®認定講座」があります。

ファイル整理の方法だけでなく、

・なぜそのルールが必要なのか
・仕事の環境でどう活かすのか

といった考え方まで含めて学べるのが特長です。「探す時間が減った」「仕事がスムーズになった」
そんな声が多く寄せられるのも、整理を“技術”として学ぶからこそ。
興味のある方は、ぜひチェックしてみてください。

ファイル整理のコツをチェック

ファイル整理は、「きれいに並べること」や「減らすこと」が目的ではありません。
本当のゴールは、必要なときに、迷わず使える状態を保つことです。

ルールを決め、フォルダ構成を整え、データをフォルダ単位で扱える環境を作っておく。
そうすれば、探す時間は減り、判断に悩む場面も少なくなります。

デジタルデータは、正しくまとまっていれば、過去の資料が新しい仕事のヒントになることもあります。
ファイル整理は、単なる後片付けではなく、これからの仕事や暮らしを支える土台づくりです。完璧を目指す必要はありません。

今日ひとつ、コツを取り入れるだけでも、パソコンの中の環境は、確実に変わっていきます。

『デジタル整理®』を学ぶなら

このコラムを書いた人：福永 恵
（株式会社デジタル・ファイリング・ラボ 代表）

デジタル整理®の力で、誰もが快適に働ける環境を。
デジタル整理アドバイザー認定講座草案者の一人。
整理収納アドバイザー、ScanSnapプレミアムアンバサダー。
ファイル名にも人生にも、“迷わないルール”を。